Apprenti·e BTS Support à l’Action Managériale RENNES

PRESENTATION SYNTHETIQUE DU POLE

Le Pôle secrétariat de la communication apporte une aide permanente au Directeur de la Communication et son adjointe dans la conduite de ses missions. Il assure le bon fonctionnement de la vie de la Direction en lien avec les personnes assurant des fonctions de secrétariat et d’assistance dans les services de la Direction.

Sous la responsabilité de la maître d’apprentissage, l’apprenti·e sera formé·e et participera aux activités courantes de l’équipe, à savoir :

• Organiser l’agenda : monter des réunions, prendre et accorder des rendez-vous
• Gérer l’accueil téléphonique : recevoir, filtrer et transmettre les messages. Renseigner et orienter les interlocuteurs
• Gérer le courrier arrivé : récupérer, trier et orienter
• Coordonner/organiser l’accueil physique des visiteurs
• Gérer les courriels adressés sur la boite mail générique de la Direction
• Traiter les courriels issus du formulaire de contact du site bretagne.bzh
• Gérer les déplacements professionnels via les applications dédiées :
 Création des ordres de mission,
 Réservation d’hébergements, de véhicules de service, de trains…
 Gestion des états de frais de mission

• Mettre en forme des notes/courriers
• Prendre des notes en réunion et rédaction du compte-rendu
• Organiser et gérer les matériels et les stocks de fournitures de bureau mis à disposition des agents
• Diffuser des informations internes et externes utiles à la vie des agents et au fonctionnement de la Direction par le biais d’outils
• Utiliser les différents outils et logiciels Région conformément aux différents process de la collectivité

Relations hiérarchiques :
• L’agent dépend directement de (n+1) : son maître d’apprentissage et du directeur

Relations fonctionnelles :

Partenaires internes :
• Les agents de la DIRCOM
• La Direction générale des services et le Cabinet du Président
• Les assistant-e-s de direction des autres directions de la Région

Partenaires extérieurs :
• Les partenaires de la Région,
• Les prestataires de service,
• Les usagers s’adressant à la DIRCOM

Lieu de travail : Patton

Horaires et temps de travail : 35 heures annualisées

COMPETENCES REQUISES (savoir, savoir-faire, savoir-être) :

L’apprenti·e devra :
• Maîtriser les règles d’orthographe, syntaxe, grammaire
• Disposer de premières connaissances de base des outils Microsoft : Word, Excel…
• Maitriser les outils informatiques : messagerie, internet
• Avoir le sens du travail en équipe
• Être organisé.e et méthodique
• Savoir respecter les délais
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Faire preuve de discrétion