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Secrétaire de direction

  • Référence : C/AA/Secrétaire direction/DAEI/20
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Contexte

La Direction des Affaires Européennes et Internationales (DAEI) poursuit 3 grands objectifs :

- gérer les Fonds Européens Structurels d’Investissement (FEDER, FSE et FEADER) et apporter une vision globale sur l’ensemble des fonds Européens existants en région (programmes Interreg, H2020, etc.) ;

- mettre en œuvre la politique internationale de la région, notamment à travers le suivi de ses coopérations avec d’autres régions partenaires dans le monde (Pays de Galles, Wielkopolska, Shandong, région Centre du Burkina-Faso) ;

- marquer la solidarité avec les pays du Sud, notamment à travers le soutien à des initiatives solidaires.

Structurée autour de 5 services (service coordination transversale plurifonds – SCOFE, service autorité de gestion du FEDER – SFEDER, service autorité de gestion du FSE
- SFSE, service autorité de gestion du FEADER
- SFEADER, service des coopérations internationales des actions européennes et de la solidarité
- SCIES), la DAEI regroupe aujourd’hui 41 agents.

Le secrétariat de la direction est composé de deux personnes qui travaillent en binôme : une assistante de direction et une secrétaire de direction.
Dans le cadre de ces missions, la Secrétaire de direction est chargé-e d’assurer le secrétariat de la direction tout particulièrement envers les services la composant et d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de toute la direction.

Missions

Le poste s’inscrit dans une logique de mise en place d’un binôme avec l’assistante de direction. Dans ce cadre, les deux assistantes veilleront à ce qu’il y ait toujours présence d’une des deux assistantes et devront s’organiser en conséquence.

Concernant les activités propres de la Secrétaire de direction :

- Référente principale des services en dehors de la direction (directeur, services aides d’Etat et réseaux internationaux en matière d’environnement)

- Référente en matière de visio conférence et d’organisation des réunions dématérialisées

- Aide à l’établissement et au suivi des états de frais pour les services de la direction

- Aide à l’organisation d’évènements et de rendez-vous pour les services

- Aide à la réalisation de rapports, de documentations…

- Envoi de supports de communication des fonds européens demandés par les bénéficiaires via le site europe.bzh

Concernant les activités à réaliser en binôme avec l’Assistante de direction :

- Suppléance pour la relève et le traitement du courrier, des méls (gestion de la boite mél DAEI), de la remontée des informations parues sur Kelenn, etc.

- Suppléance pour assurer l’accueil physique

- Suppléance de l’Assistante de direction pour participer aux CODAEI : gestion de l’évènement, compte-rendu

- Co-gestion du calendrier du directeur

- Co-gestion du calendrier évènementiel de la direction

- Co-gestion de l’accueil téléphonique avec fourniture d’un premier niveau d’information générale avant transfert aux services, réponse aux demandes concernant le portail des aides…

- Suppléance des tâches minimales concernant les paiements, en suppléance de la gestionnaire administrative et financière de la direction.

Compétences


- Sens de l’organisation,

- Aisance dans les relations et les contacts (notamment dans les relations avec les autres services et avec les interlocuteurs extérieurs)

- Capacité à travailler en équipe dans une logique de travail en binôme

- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et des procédures administratives

- Connaissance des logiciels de gestion internes

- Maîtrise des outils bureautiques (notamment power point, lime survey, logiciels de visio-conférence…)

- Adaptabilité

La maitrise minimale de l’anglais serait un plus pour ce poste. A défaut, une volonté de rapidement maîtriser les fondamentaux permettant un accueil téléphonique en anglais.