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Référent.e du programme d’investissement immobilier

  • Référence : B/RRP/Référent invest. immo./SEFDIL/21
  • Grade : Rédacteur, Rédacteur Principal de 1ère classe, Rédacteur Principal de 2ème classe
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…). Elle est structurée en une direction déléguée aux moyens généraux (DDMG), deux services centraux et un pôle: -Le Service de l’Expertise Technique, de l’Energie et de la Programmation (SETEP) ; -Le service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL) ; -Le Pôle Analyse des Risques (PADR), ainsi que quatre subdivisions immobilières en lien fonctionnel, ces dernières étant positionnées dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).
Le SEFDIL, au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations. Son effectif est de 15 agents. Le service fonctionnel porte le programme budgétaire des investissements immobilier des lycées (100 M°€ / an) et exécute, par délégation, les budgets des directions d’investissement pour les projets pour lesquels la DIL assure la maîtrise d’ouvrage. Il est en charge de la sécurité juridique, administrative et financière des actes de la direction sur les investissements immobiliers. Il pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec la direction et les chefs de service et de subdivisions. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des subdivisions. Une nouvelle mission a été confiée au SEFDIL depuis septembre 2018 concernant la gestion et la connaissance du patrimoine. Pour exercer l’ensemble de ces missions, le SEFDIL est composée d’une cellule coordination (2 agents) dont un des agents est adjoint. e au. à la chef.fe de service, d’un pôle financier immobilier (9 agents) et d’un pôle patrimoine (3 agents).
La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices. Les missions de ce pôle sont : _ Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées : _ Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d’ouvrage _ Financement des projets d’investissements immobilier : _ Exécution de toutes les opérations sous mandat, des DMO, des opérations directes des services centraux (hors
DDMG) _ Porte d’entrée des subdivisions pour l’exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,
_ Pilotage administratif et financier des mandats,
_ Suivi des accords-cadres et des marchés transversaux utilisés par les subdivisions, le SETEP et le PADR.
Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 2 gestionnaires administratifs, 4 référentes et 2 coordonnatrices

Dans cet environnement, le-la référente devra assurer l’exécution des programmes budgétaires et des opérations sous mandat du département dont le.la référent.e a la charge en lien avec le.la chef.fe de subdivision et son assistant.e. Ses missions régulières sont les suivantes :

- Suivre l’exécution du budget du département :
 Être garant.e de l’exécution financière et administrative du budget dédié au département,
 Être chargé.e du suivi global du budget du département.

- Préparare la Commission Permanente du département
 Collecter des demandes d’inscriptions de crédits en commission permanente (directes : subdivisions / déléguées => notes décisionnelles),
 Consolider le rapport de la commission permanente pour le département avant transmission à la cellule coordination,
 Affectater des tranches sur Grand Angle,
 Etablir des fiches projets, annexes au rapport de la commission permanente.

- Suivre des opérations déléguées (sauf opérations en axes 1 et hors lycées)
 Préparer les ordres de services au mandataire sur la base des informations transmises par le.la chef.fe de projet de la subdivision et suivi administratif des opérations déléguées, instruction des quitus au mandataire,
 Réceptionner et vérifier les pièces de marchés produites mensuellement par le mandataire,
 Liquidation des dépenses et des recettes des avances aux mandataires,
 Exécuter et suivre des délégations de maîtrise d’ouvrage aux établissements.

- Rendre compte des marchés et avenants directs et délégués
 Collecter des marchés et avenants passés en direct par la subdivision,
 Mettre à jour les fiches projets annexes des rapports de commission permanente,
 Rendre compte en session de l’exécution des marchés,
 Mettre en adéquation des opérations livrées entre l’inventaire physique et comptable, en lien avec le pôle patrimoine.

- Clôturer et archiver des dossiers :
 Instruire les crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence,
 Instruire et notifier les bilans d’opérations et les quitus des projets,
 Être le lien, avec le pôle patrimoine, de l’adéquation entre l’inventaire physique et comptable,
 Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés et des mandataires.

- Organiser la transversalité et la communauté administrative des investissements immobiliers avec les assistantes des subdivisions
 Mettre en place et suivre des process entre les services centraux et les subdivisions,
 Produire les indicateurs pertinents d’activités du département,
 Suivre les notes décisionnelles produites par les agents de la DIL (impacts financiers),
 Partager des informations relatives aux marchés et avenants par département,
 Contribuer à la continuité du service (fonctionnement en binôme avec la référente d’un autre département).
2- Missions occasionnelles :
 Suppléance d’un.e assistant.e de subdivision en cas de besoin,
 Prise en charge d’opérations hors du département confié dans le cadre des priorités établies par le.la chef.fe de service et/ou la cheffe de Pôle.

Savoir et savoir-faire :
• Connaître la réglementation en matière de marchés publics, de la comptabilité publique, de la maîtrise d’ouvrage publique, de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques
• Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
• Disposer d’une aisance avec les outils informatiques : traitement de texte, tableur, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion du courrier (ARIANE), des portails dédiés (lycées, direction), des espaces collaboratifs, de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), de gestion des marchés (MARCO), des dossiers archivés (AVENIO)
• Savoir analyser
• Savoir rédiger des notes et des comptes rendus
• Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
• Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit
• Etre rigoureux et disposer du sens de l’organisation
• Savoir respecter les délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)
• Savoir travailler avec des contraintes de calendrier
• Savoir poser les priorités, alerter
Savoir être :
• Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d’un travail d’équipe
• Être force de proposition
• Être pédagogue
• Savoir prendre des initiatives
• Savoir rendre compte
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Savoir respecter les délais

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