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Instructeur.trice en charge du suivi du parc immobilier

  • Référence : B/RRP/Instructeur suivi parc immo/POLPAT/20
  • Grade : Rédacteur, Rédacteur Principal de 1ère classe, Rédacteur Principal de 2ème classe
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative

La direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycéesc(127 sites, 2 millions de m2 – 900 bâtiments), les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables et des transports ;

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti ;

- La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.
Elle est structurée en une direction déléguée aux moyens généraux (DDMG) et deux services centraux :

- Le Service de l’Expertise Technique, de l’Energie et de la Programmation (SETEP).

- Le Service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL).
Ainsi que quatre subdivisions immobilières en lien fonctionnel, ces dernières étant positionnées dans les espaces territoriaux régionaux. Elles ont en charge des travaux de maintenance (assurés par les Equipes Mobiles d’Assistance Technique), d’entretien et travaux neufs, en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat sur le patrimoine immobilier bâti de la Région et en particulier celui des lycées.
Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en conduite d’opération en externalisant les prestations, soit proposés en délégation de maîtrise d’ouvrage (DMO) aux établissements sur la base de projets approuvés par la subdivision.

Le service fonctionnel porte le programme budgétaire des investissements immobilier des lycées (90 M°€ / an) et exécute, par délégation, les budgets des directions d’investissement pour les projets pour lesquels la DIL assure la maîtrise d’ouvrage. Il est en charge de la sécurité juridique, administrative et financière des actes de la direction concernant les investissements immobiliers. Il pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs et son exécution financière. Une nouvelle mission a été confiée au SEFDIL depuis septembre 2018 concernant la gestion et la connaissance du patrimoine. Pour exercer l’ensemble de ces missions, le SEFDIL est composée d’une cellule coordination (2 agents) dont un des agents est adjoint.e au. à la chef.fe de service, d’un pôle financier immobilier (9 agents) et d’un pôle patrimoine en cours de constitution (3 agents).

Les missions globales du pôle patrimoine positionné au sein du SEFDIL consistent à :

- définir un cadre global et transversal en matière de gestion de l’ensemble du patrimoine immobilier de la Région ;

- animer le dispositif qui sera arrêté ;

- connaître le patrimoine régional / Inventaire patrimonial en ré-interrogeant le système d’information (bases de données) et les process en lien avec les Directions des Finances et des systèmes d’information et les directions sectorielles ;

- sécuriser et homogénéiser les processus de gestion du patrimoine et rédiger des actes patrimoniaux en lien avec la Direction des affaires juridiques ;

- procéder aux transferts des biens issus des transferts de compétences en lien avec les directions sectorielles ;

- gérer les assurances et les sinistres concernant les dommages aux biens, les taxes foncières ;

- organiser l’élaboration et la mise en œuvre d’un ou des schéma.s directeur.s domanial.aux.

le poste d’instructeur/trice est chargé.e du suivi du parc immobilier pour les différents domaines de la Région (lycées, port, voies navigables, tertiaire) et a pour mission, sous la responsabilité du/de la chef/fe de pôle, en lien avec les chargé.es du domaine et les services gestionnaires, de proposer et définir une stratégie d’intervention de la collectivité sur les logements de fonctions, de l’expérimenter et de la mettre en œuvre dans les directions concernées.
En outre il.elle pourra appuyer le chargé de gestion domaniale et l’instructeur : rédiger et suivre les actes fonciers, les affectations des locaux, gérer les dossiers d’assurance en dommages aux biens et instruire les dossiers de taxes foncières la déclaration des sinistres et des assurances.

• Gérer et suivre le parc immobilier
Dans le cadre de la gestion patrimoniale globale de la collectivité

- Participer à la mise en place de la méthode de qualification (recensement et inventaire) du patrimoine bâti de la Région, cette méthode s’appliquera aux lycées prioritairement permettant d’engager la réflexion transversale sur la stratégie et viendra alimenter le schéma directeur immobilier. Ce travail sera à croiser avec les problématiques propriétaires, risques, investissement… et auprès des différents services concernés.

- Assurer un suivi sur des thématiques spécifiques et prioritaires de la gestion patrimoniale globale. L’agent sera notamment en charge des sujets suivants :
. étude sur les logements de fonction (lycées, maisons éclusières…), diagnostic, problématiques, scénarios d’évolution sur la gestion (bâti et occupation) en lien avec les directions concernées,
- thématique prioritaire cf ci-dessous
. étude sur les équipements sportifs utilisés par les lycées (propriété Région ou non),
. autres études sur thématique patrimoniale en lien avec les autres directions patrimoniales,

- S’assurer de la complétude des données dans la base de données patrimoniales nécessaires à la production de tableaux de bord servant la gestion domaniale,

- Accompagner les utilisateurs pour renseigner les indicateurs,

- Participer à la production de tableaux de bord, indicateurs en lien avec les services responsables (Services DIL, SIG, DSI),

- Participer à l’établissement de la cartographie des processus liés à la gestion patrimoniale,

- Participer aux divers groupes de travail mis en place sur la mission gestion patrimoniale et élaborer les fiches opérationnelles

- Assurer la publication des productions (doctrines, documents types, fiches opérationnelles) sur l’espace patrimoine à créer sur Kelenn et la communication autour de ce projet,

- S’assurer de l’homogénéité des actes administratifs domaniaux, les collecter et en rédiger certains pour les lycées notamment (baux, conventions, autorisations d’occupation, actes de transfert, cession simples …),

- Mettre en œuvre les procédures préalables à l’entrée en vigueur de ces actes (consultation de France Domaine, rédaction des rapports et délibérations à la Commission Permanente),

- Suivre l’exécution administrative de ces actes (affectation des locaux en lien avec les services gestionnaires, réaliser ou faire réaliser par les services gestionnaires ou la société mandatée les états des lieux d’entrée et de sortie, passer les avenants, effectuer des bilans…).

• Gérer et suivre le parc des logements de fonction de la collectivité (lycées, voies navigables)

- Etablir une connaissance par direction des enjeux et problématiques ainsi que les modalités de gestion,

- Proposer une méthode de travail pour croiser les enjeux immobilier (investissements, maintenance, …) avec les enjeux d’occupation (suivi RH, données d’usage, données d’occupation…),

- Tester cette méthode sur un panel approprié pour stabiliser la connaissance du patrimoine,

- Proposer une méthode d’externalisation partielle ou totale pour assurer la gestion de ce patrimoine et les relations à la collectivité pour son suivi,

- Partager ces modes de faire avec les directions concernées.

En binôme avec l’autre instructeur-trice du pôle (suppléance)
• Instruire les sinistres (dommages aux biens) :

- Communiquer auprès des établissements, des exploitants, des services gestionnaires la procédure de déclaration de sinistres

- Analyser la déclaration au regard du contrat d’assurances en dommages aux biens

- Effectuer la déclaration auprès de l’assureur ou mettre en œuvre les procédures internes permettant le règlement du dossier

- Assurer le suivi des dossiers, notamment dans le cadre des bases de données internes

• Instruire les taxes foncières, les services gestionnaires restant en charge du paiement des loyers et des recettes émanant de l’occupation des locaux de la région

- Recueillir l’ensemble des informations

- Analyser l’avis ou la demande au regard des règles applicables

- Mettre en œuvre les procédures de paiement ou d’exonération adéquates

- Assurer le suivi et le bilan des dossiers

• Suivre l’exécution des conventions financières

Savoir :
 Compétences réglementaires, administratives et financières en gestion immobilière et gestion optimisée du patrimoine immobilier,
 Idéalement profil juridique et expérience en domanialité publique
 Connaissance de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques
 Gestion de projet, animation de réseaux
 Aisance avec les outils informatiques

Savoir-faire :
 Rigueur et sens de l’organisation
 Savoir travailler en transversalité
 Respect des délais (délais de réponse aux demandes des usagers)
 Savoir travailler avec des contraintes de calendrier

Savoir-être :
 Savoir rendre compte
 Sens du travail en équipe et sens du contact.
 Capacité d’adaptation

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