Gestionnaire (h/f) des dispositifs emploi formation

La Direction du développement des formations et des compétences (DDFC) décline la mise en œuvre de la politique publique relative à la formation des personnes en recherche d’emploi, aux formations sanitaires et sociales et à l’apprentissage. Elle prépare, exécute et assure le suivi budgétaire de cette politique publique. Elle initie le déploiement de dispositifs et d’aides aux personnes en formation.

Son organisation repose sur :
• Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoints et d’une assistance de direction,
• Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),
• Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),
• Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),
• Un service accompagnement des personnes (SACOP),
• Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).
La DDFC assure une animation fonctionnelle des unités territoriales emploi formation orientation (UTEFO) dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.

Le SEFOG coordonne l’ensemble des activités financières et administratives de la Direction du développement des formations et des compétences. Il participe à la passation des marchés publics de formation professionnelle, à l’élaboration des conventions dans le cadre de cette même politique. Il assure la sécurité et la gestion des dispositifs d’achat public et conventionnels de la Direction. A ce titre, il veille à l’efficacité des procédures en proposant des mesures visant à les optimiser.

Placé-e sous l’autorité directe du-de la chef-fe du pôle de gestion, le.la gestionnaire des dispositifs emploi formation assure la gestion administrative et comptable des marchés de formation, des conventions de subvention relatives aux actions de formation et aux autres actions subventionnées.

Il-elle est régulièrement en contact avec les organismes de formation et/ou les bénéficiaires. Il-elle met en œuvre les opérations nécessaires à la constitution des dossiers, à l’exécution des opérations courantes de gestion et de paiement dans le respect des délais.

Il-elle doit alerter le-la Chef-fe de pôle sur la non-conformité éventuelle des éléments concernant l’action dont il a la charge.

ACTIVITES DU POSTE :

Gestion administrative et budgétaire :
Chaque gestionnaire a en charge un « portefeuille » de marchés et/ou conventions de subvention à suivre et à traiter. Chaque marché ou convention correspond à une action. Les missions à réaliser sont les suivantes :

Missions principales :
• En amont de la mise en œuvre de l’action, constituer le dossier de gestion et le suivre tout au long de son exécution :
• Vérifier la complétude du dossier déposé par le prestataire et créer l’action dans le logiciel financier en amont de la proposition en Commission permanente pour les actions gérées sous forme de subvention,
• Rédiger les conventions, les faire signer et suivre leur exécution,
• Réceptionner et vérifier l’exhaustivité des pièces juridiques des marchés et/ou des conventions,
• Accompagner, relancer les bénéficiaires et/ou titulaire de marchés,

• Gérer les données pour la bonne exécution financière des conventions et/ou des marchés, afin notamment de sécuriser l’aide financière versée aux stagiaires de la formation professionnelle et pour permettre le suivi et l’évaluation :
• Accompagner les utilisateurs externes sur la prise en main des logiciels métiers et/ou outils de gestion
• Effectuer la saisie des commandes pour les marchés publics, créer les engagements et procéder aux versements des avances,
• Renseigner les documents de gestion propres aux suivis des paiements des marchés,
• Alerter les assistants de formation en cas de constat de non complétude du logiciel métier,
• Vérifier de manière aléatoire la cohérence entre les saisies d’heures par les OF sur le logiciel métier et les feuilles d’émargement,
• Vérifier le service fait et procéder aux paiements acomptes et/ou soldes,
• Renseigner les tableaux de bord financier,
• Relancer les prestataires et/ou bénéficiaires en tant que de besoin pour la réception dans les délais impartis de pièces conformes permettant de procéder aux paiements.

• Activités liées, notamment :
• Assurer une réponse aux organismes qui sollicitent le service sur un sujet lié à la gestion en lien, si besoin, avec les assistants-es de formation,
• Assurer un appui en amont de chaque Commission permanente,
• Participer au recensement des actions émergentes,
• Apporter un appui ponctuel selon les besoins du service (requêtes simples, recueil de données, suivis statistiques, paramétrages d’outils, etc),
• Participer à la dématérialisation des procédures,
• Organiser le classement et l’archivage de dossier.

RELATIONS HIERARCHIQUES :

• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) Chef-fe de Pôle
• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES :

• Au sein de la Direction : tous les collègues du service, les agents des autres services en charge de mission en relation avec celle énoncées dans la fiche de poste
• Au sein de la collectivité : la direction des finances et de l’évaluation (DFE ; gestionnaire du Service Comptabilité)
• Partenaires extérieurs : les organisme de formation
Lieu de travail : Rennes, site de Beaulieu

Horaires et temps de travail :
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes …)
Participer à la continuité au sein du service

Dotation particulière : PC portable pour le télétravail

COMPETENCES REQUISES
(Compétences, compétences techniques, compétences managériales) :
• Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales
• Connaître les procédures propres aux conventions de subventions
• Maîtriser les outils bureautiques
• Connaître les logiciels de gestion métier Progos et Grand Angle
• Aptitude aux chiffres
• Maîtriser les techniques de classement
• Maîtriser les règles de communication et avoir de bonnes qualités relationnelles
• Savoir anticiper et respecter les délais
• Être organisé.e et rigoureux.se dans le suivi des dossiers
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rendre compte