Gestionnaire (h/f) des aides financières pour les stagiaires de la formation professionnelle

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :
La Direction du développement des formations et des compétences (DDFC) décline la mise en œuvre de la politique publique relative à la formation des personnes en recherche d’emploi, aux formations sanitaires et sociales et à l’apprentissage. Elle prépare, exécute et assure le suivi budgétaire de cette politique publique. Elle initie le déploiement de dispositifs et d’aides aux personnes en formation. Son organisation repose sur :
• Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoint.es et d’une assistance de direction
• Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),
• Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),
• Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),
• Un service accompagnement des personnes (SACOP),
• Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).

La DDFC assure une animation fonctionnelle des Unités Territoriales Emploi Formation (UTEFO) dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.

Centrées sur les apprenants, les missions du SACOP sont les suivantes :

- Mettre en œuvre des dispositifs individuels de formation,

- Assurer la gestion des aides aux apprenants,

- Assurer le suivi de la relation aux apprenants (démarche qualité),

- Développer et suivre les partenariats avec les structures chargées de l’accompagnement des publics « spécifiques » et les différentes coopérations dans le domaine de l’insertion

Le service est actuellement composé :

- du Pôle Accompagnement des Apprenants (PADA)

- du Pôle Aides Financières (PAF)

- de 2 Chargés de partenariats accompagnement des personnes

- 1 Coordinatrice

- 1 Assistante de service

Le Pôle aides financières a en charge la gestion de l’aide financière pour les stagiaires suivant des formations financées par la Région, des bourses d’études pour les formations sanitaires et sociales ainsi que la relation aux apprenants.

Plusieurs types de paiements sont à assurer par l’équipe de gestionnaires :

- Le paiement de l’aide financière (plus de 9 000 dossiers par an)

- Le paiement des bourses sanitaires et sociales (environ 2 500 dossiers par an)

Au sein d’une équipe, chaque gestionnaire a un portefeuille de dossiers à gérer. De plus pour plus de fluidité de traitement, il y a une polyvalence entre les gestionnaires.
Le Pôle est composé d’une Cheffe de Pôle, d’une Coordonnatrice et de 13 gestionnaires.

ACTIVITES DU POSTE :
Assurer les différents types de paiement ( aides financières, bourses) de manière polyvalente avec d’autres gestionnaires, en fonction du flux des dossiers à traiter :

- Réceptionner les dossiers de demandes dématérialisées transmises par les apprenants (en volumétrie conséquente),

- Instruire et contrôler les dossiers (vérification des pièces justificatives, contrôle des éléments du dossier, coordonnées bancaires et calcul du montant attribué,

- Contrôler et effectuer les paiements dans le logiciel prévu, sur la base d’un planning précis, 3 fois par mois pour l’aide financière, une à deux fois par mois pour les bourses,

- Assurer les envois aux apprenants des décisions de prise en charge de leur aide,

- Assurer le suivi des demandes et tenir à jour les dossiers,

- Archiver les dossiers,

- Rédiger des courriers et en assurer la diffusion, le classement, etc.…

- Transmission des demandes de trop perçu à la comptabilité via le logiciel dédié (procédure dématérialisée)

- Assurer l’accueil téléphonique des organismes de formation, usagers et des apprenants, via l’outil KIAMO

- Participer à l’amélioration et à l’évolution des procédures d’organisation et modes opératoires.

- Assurer la gestion de la boite mail générique du pôle

-
- Participer aux travaux d’évolution des outils de gestion

- Contribuer à assurer la qualité de la donnée tout au long de la chaine de traitement

Le gestionnaire sera amené à travailler en équipe réduite au sein du pôle.

Le gestionnaire sera amené à contribuer, en équipe, à la gestion d’un dispositif.
De manière plus occasionnelle, il pourra lui être demandé de :

- Préparer les éléments pour les réunions,

- Rechercher des éléments en vue d’évaluation,

RELATIONS HIERARCHIQUES :

• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Cheffe de pôle
• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : non

RELATIONS FONCTIONNELLES :

• Au sein de la Direction : Cheffe de Service, Cheffe de pôle, autres gestionnaires de l’aide financière, gestionnaires des aides individuelles et collectives, Responsables de dispositif et/ou Assistant de formation, collègues du SDFOSS, assistante du service.

• Au sein de la collectivité : Direction des Finances, paierie, UTEFO
• Partenaires extérieurs : Organismes de formation, Pôle emploi, CAF, …
Lieu de travail : Beaulieu

Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…)

- Traitement de dossiers dans un calendrier contraint de 3 mandatements par mois pour l’aide financière et 1 à 2 mandatements par mois pour les bourses

- Attente forte d’un public en difficulté financière qui nécessite un délai réduit d’instruction

- Contacts téléphoniques quotidiens avec un public en difficulté. Risques de situations conflictuelles à gérer.
Permanence à assurer par demi-journée via Kiamo. Planification par demi-journée (roulement entre gestionnaires).

Savoir et savoir-faire
Savoir :
Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales,
Connaître les compétences de la Région et les différentes directions,
Connaître la comptabilité et la paie,
Maîtriser les techniques de secrétariat,
Savoir utiliser les outils de bureautique (TDT, Tableur),
Pouvoir s’adapter aux outils spécifiques de gestion de la rémunération (extranet) et des bourses,
Connaître les dispositifs de financement de la formation professionnelle continue,
Connaître la législation : code du travail, de la sécurité sociale, veille juridique.

Savoir-faire :
Avoir de la rigueur et de l’organisation,
Savoir appliquer d’une procédure dans le cadre de l’instruction et du suivi des dossiers,
Savoir travailler en fonction de contraintes de calendrier,

Savoir être
Être diplomate,
Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d’un travail en équipe,
Savoir respecter des consignes,
Être réactif,
Avoir une qualité d’écoute et une capacité à présenter une argumentation,
Avoir un sens relationnel et très bon contact avec le public,
Avoir une capacité à gérer le stress lié aux missions du poste,
Être polyvalent(e),
Savoir s’adapter,
Savoir rendre compte,