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Gestionnaire en charge de l’intendance et du suivi administratif et comptable pour la cellule restauration-manifestations

  • Référence : C/AAP/gestionnaire intendance, administratf/SPS/21
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

La direction de l’immobilier et de la logistique est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti des voies navigables

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti

- La logistique des bâtiments occupés par les agent.e.s de la Région
La direction est structurée en 2 services et 1 direction déléguée :

- Le service de l’expertise technique, de l’énergie et de la programmation ( SETEP),

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFDIL)

- La direction déléguée aux moyens généraux (DDMG)
La direction déléguée est composée de 73 agent.e.s et fournit l’ensemble des moyens nécessaires au fonctionnement des services administratifs et des élu.e.s de la collectivité. Elle comprend 4 services, lesquels sont amenés à travailler quotidiennement en étroite collaboration :
- Le service juridique et financier (SEJUFI)
- Le service immobilier (SIMG)
- Le service des prestations de service (SPS)
- Le service logistique (SEL) Dans ce contexte, le service des prestations de service, composé de 17 agent.e.s, met à disposition des élu.e.s et agent.e.s de la collectivité les prestations de service (accueil, restauration/manifestations, déplacements professionnels…)
Sous l’autorité du Chef.fe de service, et de la Coordinatrice des achats, des manifestations et de la restauration, l’Agent.e chargé.e de l’intendance, de l’administratif et de la comptabilité de la cellule restauration manifestation assure une fonction d’intendance lors de réceptions et évènements organisés par le Président, en assurant un accueil dans le respect des règles du protocole et en répondant aux demandes du Président afin que l’évènement se déroule dans de bonnes conditions. Il assure également les activités de restauration sur les sites rennais en lien avec les prestataires ainsi que les activités administratives et comptables.

Fonction d’intendance lors des évènements et réceptions organisés par le Président
 Assurer l’accueil, dans le respect des règles du protocole, en lien avec la chargée du protocole au sein de la collectivité
 Organiser et superviser les prestations restauration en lien avec le prestataire
 Commander les prestations spécifiques en cas de demande (fleurs, produits locaux, vaisselle prestige…)
 Assurer le service des petits déjeuners et des plateaux repas pour le Président et le Directeur de Cabinet
 Remettre en état les locaux après la réception ou l’évènement
 Vérifier que les lieux soient toujours en état pour accueillir les invité.e.s, afin de faire face à tous les imprévus
Activités de restauration /manifestations
 Communiquer les informations aux prestataires, vérifier la mise en place les salles et des plans de table (dressage des tables, couverts, boissons etc.)
 Faire respecter les règles définies dans le cadre du protocole
 Prévoir les boissons pour certaines prestations et les remettre aux prestataires
 Vérifier la bonne exécution des prestations
 Assurer le service en cas de besoin pour les rafraîchissements, les cocktails et les petits déjeuners
 Assurer le service de boissons à l’occasion de certaines manifestations
 Approvisionner en bouteilles d’eau le bureau du Président selon les commandes faites par l’Assistante particulière du Président et le bureau du Directeur général des services selon les commandes faites par les assistantes de la Direction générale
 Commander et réceptionner le linge de maison
 Participer à l’organisation des manifestations internes (voeux, déjeuner sur l’herbe…) et externes
 Préparer les colis et les palettes pour les salons et les sites extérieurs
 Préparer et mettre le café dans les salles de réunion en cas de besoin, en lien avec les prestataires de la restauration collective
 Nettoyer et entretenir les sites (réfrigérateurs, salle de restauration, coin café…)
 Entretenir et ranger les différentes réserves
Activités administratives et comptables
 Réceptionner et étudier les demandes de prise en charge de prestations de restauration (repas, cocktail, rafraîchissement…) pour les services de la Région et pour les organismes extérieurs
 Vérifier la disponibilité des crédits
 Etablir le planning hebdomadaire des réservations des prestations
 Conseiller les directions et les organismes extérieurs sur l’offre de services en matière de restauration (interne et externe)
 Etablir les bons de commande
 Transmettre les bons de commande aux prestataires
 Remplir le tableau journalier des dépenses ainsi que le nombre de repas servis comparé au nombre de repas commandés
 Vérifier les factures et le « service fait »
 Contrôler les factures en s’appuyant sur les pièces justificatives (marchés, contrats, devis…)
 Assurer la correspondance avec les prestataires
 Gérer les relations avec les fournisseurs et les prestataires
 Tenir à jour les fiches de suivi des marchés
 Réceptionner les boissons et les denrées commandées
 Gérer les stocks et faire les inventaires
 Compléter les tableaux de bord et indicateurs d’activités mis en place dans le cadre du contrôle de gestion.
 Tenir à jour les listes des agents ayant une prise en charge de leur repas club par la région et la communiquer au SCET pour le retrait des tickets restaurant

Contraintes spécifiques : Contraintes horaires pour certaines manifestations le soir et le week-end

Compétences :
 Maîtriser l’environnement Windows, les outils bureautiques (Excel, Word) et Internet
 Maîtriser le fonctionnement de la restauration collective
 Respecter les règles d’hygiène et de sécurité alimentaire
 Maîtriser les techniques de production des repas en restauration collective
 Connaitre les règles du service en restauration
 Connaître les règles du protocole
 Connaître, savoir appliquer et faire appliquer la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire
 Avoir des notions en matière de gestion budgétaire (calcul des coûts)
 Etre capable de travailler en équipe
 Savoir respecter les délais
Qualités :
 Avoir de bonnes qualités relationnelles
 Savoir planifier et organiser son travail
 Etre rigoureux.euse, méthodique
 Etre loyal.e
 Etre discret.ète
 Réactivité et débrouillardise
 Distinction, bonne présentation
 Respect des règles de confidentialité
 Etre ponctuel.le
 Capacités d’adaptation et de réactivité
 Etre autonome dans le cadre des responsabilités confiées

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