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Gestionnaire des voyages professionnels H/F

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  • Référence : C/AA/Gestionnaire voyages pro/SMG/POREV/22/3289
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA « Ressources ».
Il est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- un pôle déplacement des élu.e.s (PODEP),

- un pôle logistique (PLOG),

- une équipe accueil,

- une équipe achats,

- une équipe courrier,

- une équipe reprographie,

- une équipe parc roulant,

Sous l’autorité du.de la Chef.fe de pôle, le.la Gestionnaire est chargé.e de gérer les déplacements professionnels des élu.e.s, agent.e.s et invité.e.s de la collectivité, en lien avec le.la Coordinateur.trice des voyages professionnels et l’agence de voyages.


- Organiser l’ensemble des déplacements en transports collectifs (train, avion, bateau, autocar) des élu.e.s, agent.e.s et des invité.e.s en lien avec l’agence de voyage,

- Vérifier le respect des règles de déplacements fixées par la collectivité,

- Valider les demandes de pré-réservation des billets de train sur le portail dédié et veiller à son bon fonctionnement,

- Réserver des hôtels pour les élu.e.s et les agent.e.s dès la première nuitée,

- Commander des prestations spécifiques de transports collectifs pour les besoins des services,

- Tenir à jour un classeur d’informations sur les procédures de réservation et un classeur sur les profils des voyageurs.euses (accès portail de pré-réservation) sous le pilotage du.de la Coordinateur.trice,

- Participer à la réflexion à mener pour faire évoluer les méthodes et procédures de travail en fonction de l’évolution des demandes de la collectivité,

- Assurer l’exécution comptable du marché des déplacements professionnels,

- Contrôler les factures, les liquider dans le logiciel Grand Angle et les mettre en paiement,

- Suivre les avoirs, après les annulations ou les modifications des voyages,

- Rechercher ponctuellement des factures sur une période donnée à la demande des voyageurs,

- Suivre les cartes d’abonnements commerciales,

- Élaborer des statistiques et des tableaux de bord de suivi des dépenses en lien avec le.la Coordinateur.trice,

- Compléter les tableaux de bord et indicateurs d’activités mis en place dans le cadre du contrôle de gestion.

Savoir :

- Maîtriser l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales

- Connaître le logiciel de gestion financière Grand Angle

- Maîtriser les outils bureautiques

Savoir-faire :

- Avoir une bonne connaissance des pratiques de réservations et des coûts relatifs aux déplacements professionnels

- Avoir le sens de l’organisation et du service à la personne

- Avoir le sens du travail en équipe

- Être réactif.ve pour faire face aux demandes de dernières minutes, aux dossiers complexes et aux difficultés rencontrées par les voyageurs (hôtel insalubre, train annulé, déplacement modifié)

- Posséder le sens de l’organisation et de la méthode

Savoir-être :

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être discret.e, rigoureux.euse et disponible

- Être loyal.e

- Être diplomate

- Savoir rendre compte

- Savoir respecter les délais

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