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Gestionnaire d’actions collectives (f/h)

  • Référence : C/AAP/Gestionnaire actions collectives/SPAQ/21
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Pour assurer ses compétences, la direction de l’emploi et de la formation tout au long de la vie (DEFTLV) s’appuie sur plus de 100 agents répartis entre 4 services (service de l’animation territoriale (SMFP), un service de l’accompagnement des personnes (SACOP), un service des parcours d’accès à la qualification (SPAQ) et un service fonctionnel de la formation (SEFF)) et une direction déléguée en charge de l’apprentissage et des formations sanitaires et sociales
Le SPAQ contribue à la politique de formation continue de la Région Bretagne avec la mise en oeuvre et le suivi d’actions de formation collectives pour les demandeurs d’emploi. Ces actions sont constituées autour deux gammes de formation PREPA et QUALIF Emploi. Au sein du SPAQ, les Responsables de Dispositifs de Formation (RDF) contribuent de par leur expertise à la mise en oeuvre opérationnelle de ces dispositifs de formation. Le pôle gestion (POGEST) est chargé de la gestion financière des actions de formation après l’attribution des marchés ou des subventions.

Les gestionnaires d’actions collectives du POGEST assurent donc l’exécution administrative et financière des marchés de formation et des conventions de subvention. Ils-elles sont régulièrement en contact avec les organismes de formation. Ils-elles mettent en œuvre les opérations nécessaires à la constitution des dossiers, à l’exécution des opérations courantes de gestion et/ou de paiement dans le respect des délais. Ils-elles suivent plus particulièrement des programmes ou dispositifs.

Chaque gestionnaire a en charge un « portefeuille » de marchés et/ou conventions de subvention à suivre et à traiter. Chaque marché ou convention correspond à une action de formation Les missions à réaliser sont les suivantes :

 Constituer et suivre chaque dossier relatif à une action de formation (en marché ou en convention)

- Réceptionner et vérifier les pièces du dossier

- Créer les actions de formation dans les logiciels métier (PARCOURS ou Progos) et dans le logiciel financier (Grand Angle)

- Vérifier les données saisies par les organismes de formation (qualité et délai respecté)

- Recenser ou vérifier les stagiaires en cours, les fins de formation, la saisie des situations de fin de formation

- Faire le lien avec le responsable de dispositif de formation pour le suivi pédagogique de l’action de formation

- Alerter la cheffe de pôle sur la non-conformité éventuelle des pièces

 Effectuer les opérations de paiement (avance, acompte et solde) en dématérialisation

- Suivre des actes de sous-traitance (déclaration, modification)

- Récupération des factures dématérialisées venant de Chorus

- Vérifier les heures déclarées par l’organisme de formation, valider les comptes rendus d’exécution (PARCOURS), vérifier le service fait

- Mettre en liquidation dans le respect des délais légaux (Grand Angle)

- Suspendre les délais de paiement, contacter les organismes de formation lorsque la facture n’est pas conforme.

- Renseigner le tableau de bord financier par marché pour le suivi des paiements réalisés et des restes à réaliser.

- Préparer les pièces de marchés à transmettre au service Fonds Social Européen dans le cadre de la remontée des dépenses.

 Contrôler la bonne exécution des marchés de formation

- Vérifier le bon respect des modalités des cahiers des charges selon les règles définies

- Vérifier le service fait (pointage exhaustif ou par échantillonnage) sur la base des pièces de gestion du marché (liste inscription, feuille d’émargement, compte rendu d’exécution, …)

- Demander les corrections nécessaires auprès des organismes de formation

- En lien avec le RDF, participer au bilan qualitatif ou contrôle approfondi sur site, dans les organismes de formation

Autres activités

- Contribuer et participer et à des réunion d’information/formation organisées pour les organismes de formation (appui technique à la gestion des actions de formation).

- Contribuer à la mise en œuvre d’un projet de gestion en appui du chef de pôle

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers (en lien avec le secrétariat)

Compétences techniques
 Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, des contraintes et des délais,
 Collecter, traiter et vérifier des données,
 Détecter et résoudre des anomalies de traitement d’une situation,
 Effectuer le rendu-compte de son activité,

Savoir-faire et savoir-être
 Être à l’aise avec l’utilisation de logiciel informatique et maîtriser les outils bureautiques (dans le cadre de la dématérialisation)
 Avoir un esprit logique, le sens des chiffres et du calcul
 Etre autonome et apprécier le travail en collaboration avec ses collègues
 Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’adaptation
 Avoir le sens du service public et un savoir‐faire relationnel

Une connaissance du domaine de la formation professionnelle, des procédures de marchés publics ou des techniques comptable (facturation, acompte, …) peut être un plus pour occuper ce poste.

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