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Gestionnaire administratif.ve et comptable

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  • Référence : C-13190-Gestionnaire admin. et comptable/POGRAM
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

La Direction des ressources humaines est structurée autour de 5 services, une entité chargée du pilotage des projets structurants la Direction et une cellule d’analyse et de traitements des situations signalées :
• le service métiers, compétences et organisation (SEMCO)
• le service Rémunération et Statut (SRS)
• le service de la médecine professionnelle et préventive (SMEPP)
• le service de l’environnement et des conditions de travail (SCET)
• le service fonctionnel de la DRH (SEFDRH).
• La mission pilotage projets structurants de la DRH (MPPS)
• La cellule d’analyse et de traitement des situations signalées (CATSS)

Le service Rémunération et Statut (SRS), composé de 35 collaborateurs, assure l’ensemble des missions d’élaboration de politique des ressources humaines et de gestion en matière de paie, de carrière, de retraites, d’accidents du travail et d’absences maladies, de temps de travail, de déplacements et de remplacement dans les établissements publics locaux d’enseignements (EPLE). Pour répondre à tous ces enjeux, il est organisé en 3 pôles dont les missions sont étroitement liées.

Au sein du SRS, le Pôle de Gestion des Retraites, Accidents et Maladies Prolongées assure la gestion administrative des dossiers liés aux retraites, maladies prolongées et risques professionnels (accidents de travail, maladies professionnelles) pour les agents titulaires de la Région Bretagne.

Dans le cadre de la gestion du risque professionnel, la Région Bretagne est responsable de la protection sociale des agents fonctionnaires, en cas d’accidents de service ou de maladies professionnelles, reconnus imputables au service par la collectivité. Le POGRAM est chargé d’instruire les procédures administratives et doit veiller à la prise en charge de l’ensemble des honoraires et frais médicaux qui y sont liés. La prise en charge des opérations du remboursement des frais et de gestion des expertises médicales avait été confiée à un assureur dans le cadre d’un marché renouvelé en 2012. Suite à la résiliation du contrat par l’assureur, il a été décidé d’internaliser cette mission et de passer en autoassurance (depuis le 01/01/2015) .

Dans ce contexte, les missions principales du gestionnaire administratif et comptable consistent à gérer et instruire les différentes opérations de gestion en amont des demandes de retraite, d’instruire des dossiers d’accidents dans son périmètre d’intervention et de participer aux opérations de gestion comptable du pôle (facturation).

Sous l’autorité du Chef de Pôle, en binôme avec un second gestionnaire, le-la titulaire du poste sera principalement en charge de :

• Instruction d’opérations en amont des demandes de retraite > personne référente des procédures suivantes :

- Gestion des opérations liées aux Comptes Individuels Retraite (alimentation des CIR, alimentation annuelle des cohortes, suivi des estimations individuelles globales et relevés de situation individuelle)

- Suivi des états authentiques (carrière des agents intégrés précédemment détachés) : demandes et relances auprès des différentes administrations

- Instruire les dossiers de régularisation de service des contractuels travailleurs handicapés

- Instruire et suivre les dossiers des validations de service d’auxiliaires (des agents titularisés jusqu’au 1/1/2013) : constituer les dossiers, relancer les différents employeurs, répondre aux différentes demandes de la Caisse et des agents, assurer la clôture et l’archivage des dossiers de validations dans les dossiers administratifs, établir des simulations
- en lien avec les instructeurs et le responsable de pôle)

• Instruction, des dossiers d’accident de service dans son périmètre d’intervention:

- Constituer le dossier initial, relancer les services et/ou agents, clôturer les dossiers et assurer leur archivage

- En lien avec le service de médecine professionnelle et préventive, la responsable du Pôle et les instructeurs, participer à l’analyse de la cohérence entre l’évènement déclaré et les soins présentés au remboursement (évaluation de la nécessité de rattachement de certains soins à l’accident)

- Saisir la Commission de Réforme s’il existe un doute sur le rattachement et/ou le montant des dépenses

- Assurer le paiement des frais dans les délais réglementaires

- Instruire les dossiers d’Allocation Temporaire d’Invalidité auprès de l’ATIACL (Allocation Temporaire d’Invalidité des Agents des Collectivités Locales), en cas de séquelles constatées dans le cadre des dossiers d’Accident de Service, et en appui avec les instructeurs

- Assurer le suivi des recours contre tiers (dans le cadre des accidents impliquant des tiers)

- Assurer le suivi des frais à prendre en charge par notre ancien assureur (frais liés à des accidents antérieurs au 01/01/2015 : enregistrer les décomptes transmis par l’assureur, retransmettre les frais non pris en charge aux agents, émettre les mandats et titres de recettes nécessaires

• Comptabilité/Facturation
o Suivre la réalisation de la ligne budgétaire : réaliser des requêtes et des bilans mensuels, mettre en place des tableaux de bord budgétaires
o Assurer le paiement des factures, dans le respect des procédures, dans les domaines suivants :
• Accidents : Vérification de la conformité des factures, relance des pièces manquantes auprès des prestataires ou des agents, engagement des factures sur Grand Angle, émission des mandats et titres, transmission des pièces à la Direction des finances, archivage…
• Maladies professionnelles depuis février 2019 : vérification de la conformité des factures (vérification du service fait) en lien avec les instructeurs du pôle, engagement des factures sur Grand Angle, émission des mandats et titres, transmission des pièces à la DFE, archivage…
• Visites d’embauche ou permis
▪ Suivi des mandats liés aux validations de services et régularisation TH
o S’assurer du mandatement des factures par la direction des finances

• Autres activités

- Archiver les dossiers administratifs : 1 à 2 versements annuels à réaliser auprès du Service des Archives

- Apporter son appui aux 2 autres gestionnaires en cas de besoin sur des dossiers spécifiques ou dans le cadre de la polyvalence du Pôle

En fonction de la charge de travail des différents agents du Pôle, l’agent peut être amené à apporter son appui aux autres agents du pôle.

Les missions de ce poste ont vocation à évoluer, en lien avec l’extinction progressive du dispositif lié aux validations de services. En fonction de la charge de travail associée aux validations, le gestionnaire sera progressivement amené à élargir son portefeuille d’instructions des dossiers d’accidents de service.

Parfaite maîtrise des outils bureautiques et bonne connaissance des règles de présentation administrative (charte graphique,…)
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
• Bonne connaissance des procédures administratives de la collectivité
• Connaissance des logiciels métiers (Civil net-Rh, Grand Angle,…)
• Qualités relationnelles nécessaires
• Efficacité, fiabilité, organisation et rapidité d’exécution
• Savoir travailler en fonction de contraintes et rendre compte

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