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Gestionnaire administratif et financier des investissements immobiliers temporaire (h/f)

  • Référence : T/21/GEST PROG INVEST IMMO/SFDIL/POFIIM
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Grade : Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

La Région Bretagne recrute pour sa Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) un.e gestionnaire administratif.ve et financier.ère des investissements immobiliers temporaire.

La DIL est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…).
Elle est structurée en une direction déléguée aux moyens généraux (DDMG), deux services centraux et un pôle:
-Le Service de l’Expertise Technique, de l’Energie et de la Programmation (SETEP) ;
-Le service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL) ;
-Le Pôle Analyse des Risques (PADR),
ainsi que quatre subdivisions immobilières en lien fonctionnel, ces dernières étant positionnées dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).

Le SEFDIL, au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations. Son effectif est de 15 agents.
Le service fonctionnel porte le programme budgétaire des investissements immobilier des lycées (100 M°€ / an) et exécute, par délégation, les budgets des directions d’investissement pour les projets pour lesquels la DIL assure la maîtrise d’ouvrage. Il est en charge de la sécurité juridique, administrative et financière des actes de la direction sur les investissements immobiliers. Il pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec la direction et les chefs de service et de subdivisions. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des subdivisions. Une nouvelle mission a été confiée au SEFDIL depuis septembre 2018 concernant la gestion et la connaissance du patrimoine. Pour exercer l’ensemble de ces missions, le SEFDIL est composée d’une cellule coordination (2 agents) dont un des agents est adjoint. e au. à la chef.fe de service, d’un pôle financier immobilier (9 agents) et d’un pôle patrimoine (3 agents).

La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s’appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices.
Les missions de ce pôle sont :
_ Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées :
_ Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d’ouvrage
_ Financement des projets d’investissements immobilier :
_ Exécution de toutes les opérations sous mandat, des DMO, des opérations directes des services centraux (hors DDMG)
_ Porte d’entrée des subdivisions pour l’exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,
_ Pilotage administratif et financier des mandats,
_ Suivi des accord-cadres et des marchés transversaux utilisés par les subdivisions, le SETEP et le PADR.
Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 2 gestionnaires administratifs, 4 référentes et 2 coordonnatrices

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- Missions régulières : Assurer l’exécution des programmes budgétaires et des opérations sous mandat du département dont le.la référent.e a la charge en lien avec le.la chef.fe de subdivision et son assistant.e :


- Préparation de la Commission Permanente du département
o Collecte des demandes d’inscriptions de crédits en commission permanente (directes : subdivisions / déléguées => notes décisionnelles),
o Consolidation du rapport de la commission permanente pour le département avant transmission à la cellule coordination,
o Affectation des tranches sur Grand Angle,
o Etablissement des fiches projets, annexes au rapport de la commission permanente.


- Suivi des opérations déléguées
o Suivi administratif des opérations déléguées, instruction des quitus au mandataire,
o Réception et vérification des pièces de marchés produites mensuellement par le mandataire,
o Liquidation des dépenses et des recettes des avances aux mandataires,
o Exécution et suivi des délégations de maîtrise d’ouvrage aux établissements (DMO).


- Rendu compte des marchés et avenants directs et délégués
o Collecte des marchés et avenants passés en direct par la subdivision,
o Mise à jour des fiches projets annexes des rapports de commission permanente,
o Rendu-compte en session de l’exécution des marchés.


- Clôture et archivage des dossiers :
o Instruire les crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence,
o Instruire et notifier les bilans d’opérations et les quitus des projets,
o Archiver les dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés et des mandataires.


- Organisation de la transversalité et de la communauté administrative des investissements immobiliers avec les assistantes des subdivisions

o Suivi les notes décisionnelles produites par les agents de la DIL (impacts financiers),
o Partage des informations relatives aux marchés et avenants par département,
o Continuité du service (fonctionnement en binôme avec la référente d’un autre département).

2- Missions occasionnelles :
o Suppléance d’un.e assistant.e de subdivision en cas de besoin

RELATIONS HIERARCHIQUES
• L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef du Pôle financier immobilier
• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : sans objet.

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein du service : chef de pôle, chef de service, adjoint. e au à la chef.fe de service, chargé.es d’études et de missions, coordonnatrice binôme, référentes, gestionnaires,
• Au sein de la Direction : Directrice de l’Immobilier et de la Logistique, Directeur.rice délégué.e aux moyens généraux, chefs de services, ingénieurs,
• Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les directions territoriales : chefs de subdivisions, chefs de projets et chargés d’études, techniciens chargés d’opérations d’investissement et de maintenance, assistantes, le service comptabilité et les directions fonctionnelles de la collectivité,
• Avec les partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d’ouvrage (SEM, services techniques des villes …), maîtres d’œuvres, programmistes, contrôleurs techniques, entreprises, payeur régional, rectorat, autres collectivités…

Savoir et savoir-faire :

• Connaître la réglementation en matière de marchés publics, de la comptabilité publique, de la maîtrise d’ouvrage publique, de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques
• Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
• Disposer d’une aisance avec les outils informatiques : traitement de texte, tableur, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion du courrier (ARIANE), des portails dédiés (lycées, direction), des espaces collaboratifs, de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), de gestion des marchés (MARCO), des dossiers archivés (AVENIO)
• Savoir analyser
• Savoir rédiger des notes et des comptes rendus
• Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
• Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit
• Etre rigoureux et disposer du sens de l’organisation
• Savoir respecter les délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)
• Savoir travailler avec des contraintes de calendrier
• Savoir poser les priorités, alerter

Savoir être :

• Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d’un travail d’équipe
• Être force de proposition
• Être pédagogue
• Savoir prendre des initiatives
• Savoir rendre compte
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Savoir respecter les délais

CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible
1472.92 euros nets mensuels hors supplément familial de traitement et avant prélèvement à la source

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