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Coordinateur·rice de l’assemblée du CESER

  • Référence : B/R/Coordinateur.trice de l'assemblée/CESER/21
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Rédacteur, Rédacteur Principal de 1ère classe, Rédacteur Principal de 2ème classe
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative

Le Conseil économique, social et environnemental régional (CESER), deuxième assemblée régionale, concourt par ses avis à l’administration de la Région. Cette assemblée consultative de 120 membres et son·sa Président·e ont à leur service une direction organisée en sept pôles et deux missions transversales dont la direction est assurée par le·la Directeur·trice du CESER.

Le·la coordinateur·rice de l’assemblée contribue à la conception et à la mise en œuvre de l’activité du CESER et au bon fonctionnement de l’assemblée et de ses instances. Il·elle intervient en appui organisationnel et technique au·à la chef·fe du pôle Assemblée-Communication et du·de la Directeur·trice du CESER.

La mission recouvre l’accueil, l’information interne et le suivi des relations avec les membres du CESER, la coordination et la sécurisation du déroulement des sessions plénières et du Bureau, le suivi des représentations extérieures du CESER, les renouvellements du CESER, la préparation des autres manifestations de l’assemblée et de ses instances.

En étroite collaboration avec le·la chef·fe du pôle Assemblée-Communication et le·la Directeur·trice du CESER, et en coordination avec les autres chef·fes de pôles et chargé·es de missions, le·la coordinateur·rice de l’assemblée assure :
La participation à l’élaboration de la stratégie du pôle Assemblée-Communication
• Proposer et mettre en œuvre une stratégie d’activités et d’initiatives pour le bon fonctionnement de l’assemblée
• Élaborer, mettre en œuvre et adapter les procédures internes selon les règles communes du CESER
• Améliorer l’organisation interne dans une perspective de simplification, de dématérialisation et de sécurisation juridique
• Participer aux travaux élaborés en commun au sein du CESER, en lien avec les chef·fes de pôles, les chargé·es de mission et le·la Directeur·trice
La préparation des réunions relevant du pôle Assemblée-Communication
• Organiser les sessions plénières, les réunions du bureau et les séminaires, les réunions du groupe de coordination
• Planifier les réunions sur l’année, préparer les ordres du jour et les convocations, mettre à disposition les documents de travail, préparer le programme d’auditions, rédiger les comptes-rendus
• Préparer les parapheurs du Président (préparation des contenus, éléments de langage)
• Sécuriser sur le plan juridique le déroulement des sessions plénières en référence au règlement intérieur du CESER et au CGCT, vérifier les procès-verbaux
• Organiser les renouvellements du CESER (mi-mandature et fin de mandature)
• Participer à l’organisation d’évènements relatifs à la vie de l’assemblée

Le suivi et la veille sur les sujets d’intérêt pour l’assemblée du CESER
• Suivre les évolutions des documents présentés par le Conseil régional en session (amendements, prise en compte des avis du CESER) et diffuser les documents définitifs
• Suivre les références au CESER en séance ou dans les rapports du Conseil régional, ainsi que dans la presse
• Suivre les décisions des Commissions permanentes et mettre en place des veilles ciblées pour les chef·fes de pôles et chargé·es de mission
• Valoriser les travaux de l’assemblée et de ses instances
La coordination de la relation avec les membres du CESER
• Coordonner l’accueil des membres du CESER à leur arrivée : suivre leur nomination, les informer sur leurs missions et le fonctionnement du CESER, concevoir et mettre à jour les documents d’information, concevoir un programme de formation
• Suivre les représentations extérieures du·de la Président·e et des membres du CESER et proposer des évolutions
• Développer la qualité des relations avec les organismes et les partenaires extérieurs
La conduite de missions spécifiques
• Elaborer et gérer un tableau de suivi budgétaire, en lien avec les directions du Conseil régional
• Gérer et mettre à jour la base de données contacts
• Coordonner la réalisation du bilan annuel d’activités
• Participer à la réalisation des bilans de mandat et de mi-mandat
• Suivre occasionnellement un dossier transversal du CESER

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n+1) : chef·fe du pôle Assemblée-Communication
L’agent encadre directement (n-1) :
-
Encadrement fonctionnel : 1 assistant·e du pôle Assemblée-Communication, 2 assistant·es de direction

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein de la Direction, de l’assemblée et de ses instances :
• Contacts réguliers avec le·la Président·e du CESER, les Vice-président·es, les membres de l’assemblée du CESER
• Chef·fes de pôles de la direction
• Chargé·es de missions transversales
• Assistant·es de pôles et assistant·es de direction

Au sein de la collectivité :
• Le Cabinet du Conseil régional
• Le service des assemblées du Conseil régional
• Les différentes Directions et services du Conseil régional

Partenaires extérieurs :
• Relations avec les services de l’État dans la région (SGAR notamment), les collectivités territoriales et leurs groupements, les organismes régionaux ou interrégionaux dans lesquels le CESER est représenté, les organisations de la société civile et les partenaires extérieurs.

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…)
Capacité à travailler dans l’urgence lors de la préparation des sessions plénières et des renouvellements du CESER, présence horaire particulière lors des sessions plénières, charge particulière lors des renouvellements du CESER au 1er janvier tous les 3 ans.

Connaissances professionnelles
• Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Très bonne connaissance de l’environnement administratif et juridique des collectivités territoriales
• Bonne connaissance de la collectivité régionale, des politiques publiques régionales et du développement régional
• Formation juridique
• Expérience professionnelle dans l’appui au fonctionnement d’une assemblée délibérante
• Très bonne culture générale
• Très bonne maîtrise des outils informatiques (Suite Office, outils de visioconférence, bases de données contacts, systèmes de vote électronique)

Aptitudes générales
• Capacité de rédaction, d’analyse et de synthèse
• Force de proposition, initiative, autonomie
• Déontologie

Qualités relationnelles
• Très bon relationnel, goût pour le dialogue, pédagogie, diplomatie
• Aptitude et goût pour le travail en équipe
• Bonne capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie

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