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CHEF.FE D’EQUIPE DE LA CELLULE ACCUEIL DES SITES RENNAIS

  • Référence : C/AAP/Chef.fe équipe accueil/SPS/21
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif, Adjoint Tech Principal 1ère Cl, Adjoint Tech Principal 2ème Cl, Adjoint technique, Agent de Maitrise, Agent de Maitrise Principal
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr., Adjoints Techniques Terr., Agents de Maitrise
  • Filière : Filière administrative, Filière technique

La direction de l’immobilier et de la logistique est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti des voies navigables

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti

- La logistique des bâtiments occupés par les agent.e.s de la Région
La direction est structurée en 6 services et 1 direction déléguée :

- Le service de la stratégie du propriétaire et des risques (SSPR)

- Le service fonctionnel (SEFDIL)

- La subdivision immobilière 22 (SUB22)

- La subdivision immobilière 29 (SUB29)

- La subdivision immobilière 35 (SUB35)

- La subdivision immobilière 56 (SUB56)

- La direction déléguée aux moyens généraux (DDMG)
La direction déléguée est composée de 73 agent.e.s et fournit l’ensemble des moyens nécessaires au fonctionnement des services administratifs et des élu.e.s de la collectivité. Elle comprend 4 services, lesquels sont amenés à travailler quotidiennement en étroite collaboration :
- Le service juridique et financier (SEJUFI)
- Le service immobilier (SIMG)
- Le service des prestations de service (SPS)
- Le service logistique (SEL) Dans ce contexte, le service des prestations de service, composé de 17 agent.e.s, met à disposition des élu.e.s et
V 01.2021
agent.e.s de la collectivité les prestations de service (accueil, restauration, déplacements professionnels).

Sous l’autorité du. de la Chef.fe de service, l’Agent.e est chargé.e de programmer le travail, d’organiser, prioriser et suivre au quotidien les activités des agent.e.s d’accueil sur l’ensemble des sites rennais, au sein d’une équipe qu’il.elle encadre directement. Ses missions sont les suivantes :
Encadrer et accompagner une équipe d’accueil :

- Programmer le travail

- Organiser le planning en fonction des besoins sur les différents sites rennais

- Définir les missions de chaque agent au sein de l’équipe et fixer les objectifs

- Transmettre les informations et les consignes auprès de l’équipe

- Assurer la transmission du savoir-faire

- Former et accompagner les nouveaux arrivants

- Accompagner et suivre individuellement les agents de la cellule (formation, entretiens professionnels…)
Coordonner les activités et les procédures

- Proposer et rédiger des procédures de travail

- Organiser et planifier les activités en veillant à prendre en compte les priorités quotidiennes

- Suivre et vérifier la bonne exécution des activités

- Veiller au respect des procédures et règles de la collectivité

- Appliquer et faire appliquer les règles de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux

- Veiller à respecter et à faire respecter les règles de sécurité incendie.
Contribuer aux missions de l’équipe

- Participer, en tant que de besoin, à l’ensemble des activités dévolues au personnel d’accueil

- Assurer les missions de sauveteur secouriste/équipier incendie dans l’attente des services d’intervention

- Veiller chaque soir à ce que soit assurée la transmission des consignes au personnel chargé de l’entretien des locaux et de la sécurité des bâtiments
Rendre compte et conseiller la hiérarchie

- Informer sur les résultats obtenus et les difficultés rencontrées

- Suivre les données afférentes à l’activité (indicateurs d’activités et tableaux de bord) et les analyser

- Suivre l’évolution de la collectivité et la politique régionale

- Participer à la réflexion menée sur l’organisation de la fonction accueil sur les sites territorialisés et au sein des sites rennais à horizon 2021

RELATIONS HIERARCHIQUES
 L’agent dépend directement de la Chef.fe de service des prestations de service
 L’agent encadre directement une équipe de 11 agents d’accueil (en mars 2021)

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) :

- Ouverture au public du siège de la Région à Patton 8h-18h

- Disponibilité au regard des nécessités de service

- Permanence d’accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions…)

Dotation particulière : Dotation vestimentaire spécifique

Savoir et savoir-faire :

- Maîtriser les techniques d’organisation et de planification

- Maîtriser les principes du management

- Maîtriser les compétences de la Région et des différentes directions

- Connaître le contexte et les enjeux de la collectivité

- Savoir hiérarchiser les activités

- Maîtriser les techniques d’accueil,

- Connaître les outils bureautiques (Word, Excel…)
Savoir-être :

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être disponible et à l’écoute

- Avoir le goût du travail en équipe

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être rigoureux, loyal et réactif

- Etre fédérateur

- Etre capable de prendre des décisions

- Savoir accueillir le public avec amabilité et courtoisie

- Savoir analyser et reformuler une demande

- Être discret et respecter la confidentialité des informations

- Savoir gérer les situations de stress

- Savoir gérer les conflits

- Savoir déléguer et contrôler

- Etre autonome dans le cadre des responsabilités confiées

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