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Chargé-e de mission des assemblées

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  • Référence : TEMPO/88/A/CHARGE MISSION ASSEMBLES/DAJCP/24
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de la commande publique, le service des assemblées coordonne la préparation des réunions des instances délibérantes, la tenue de ces réunions et la mise en œuvre des délibérations par les directions.
A ce titre, il instruit les projets de décisions des assemblées décisionnaires de la collectivité, soit le Conseil Régional et sa Commission Permanente, en lien direct avec la direction générale et le Cabinet du Président. Dans ce cadre, il sécurise les dossiers qui sont soumis aux organes délibérants, afin d’assurer leur cohérence administrative et conformité juridique. En outre, il alerte la direction générale sur les questions d’opportunité des décisions proposées.
En relation avec l’ensemble des services de la collectivité, le service des assemblées intervient au quotidien sur des missions transversales :

- il assure l’interface technique entre les directions et les services juridiques experts, avec lesquels il collabore, ainsi que les services financiers ;
-il organise l’information des services de la collectivité (procédure interne, actualité juridique) ainsi que celles des élus ;
-il réalise des formations et anime des groupes de travail en interne.

Force de proposition, il impulse des actions de modernisation et de simplification des procédures internes, dans un objectif d’amélioration de l’administration régionale.

ACTIVITES DU POSTE :

Préparation et suivi des assemblées (réunions de la commission permanente et sessions du conseil régional)
Analyse et synthèse des rapports transmis par les directions, vérifications juridiques et administratives, en lien avec les services émetteurs,
Signalement des dossiers à la direction générale et suivi de ses décisions, échanges avec les directions,
Assurer les conditions de mise en œuvre ultérieure des décisions : contrôle de la conformité administrative, exécution contractuelle (contrats, conventions)
Assurer la légalité des procédures: organisation et convocation des assemblées en respect du CGCT et du règlement intérieur, consultation du CESER
Participation aux réunions de la Commission permanente et du Conseil Régional, suivi des procédures et élaboration de comptes-rendus, Préparation logistique des réunions,
Conseil aux services
Conseil aux services pour la préparation des dossiers des assemblées et sensibilisation aux procédures administratives et au contexte juridique
Animation d’un réseau-métier interne pour le partage de pratiques et la formation des gestionnaires des commissions permanentes
Rédaction d’articles d’information à destination des conseillers régionaux et des agents des services sur les procédures, l’actualité et le fonctionnement des assemblées, pour communication par l’intranet régional
Sécuriser l’exécution administrative
Assurer la légalité des procédures exécutoires: garantir la transmission au contrôle de légalité, les échanges avec la préfecture, les publications obligatoires,
Accompagner les services dans les difficultés d’exécution des délibérations
Rendre compte des décisions des assemblées – Communiquer les décisions et comptes-rendus de réunions
- Archivage

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement du Chef de service, au service d’une équipe composée de 3 chargé-e-s de mission des assemblées, un.e assistant.e administrati.f.ve et un.e Chef.fe de service.
• L’agent encadre directement : non concerné

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction :
Collaboration régulière avec les services-conseils de la Direction
Collaboration avec le Directeur des affaires juridiques

• Au sein de la collectivité :

- Collaboration avec les directions opérationnelles, le Cabinet du Président, la Direction générale des services

- Collaboration avec les services fonctionnels : moyens généraux, finances, communication, systèmes d’information
• Partenaires extérieurs :

- CESER , Conseil culturel, prestataires

- Collaborateurs de groupes politiques, Elus
Lieu de travail : Siège (Patton)

Horaires et temps de travail : horaires quotidiens ordinaires mais sujétion pendant les sessions du Conseil régional, temps de travail complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…)
Calendrier des réunions des assemblées délibérantes (1 par trimestre pour les sessions, avec horaires tardifs, 1 par mois environ pour les CP avec horaires ordinaires)

Dotation particulière : Moniteur pour télétravail

Grade : Attaché
Début de mission : 18/05/2024
Durée du contrat : 6 mois possibilité de renouvellement
Rémunération : 2037.43€ net/mois


- Formation juridique MASTER de droit public

- Très bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des enjeux de la démocratie locale (première expérience souhaitée)

- Maîtrise du contexte juridique des activités de la Région

- Qualités relationnelles, voire pédagogiques, et rédactionnelles

- Qualités d’organisation, méthode

- Rigueur et réactivité

- Goût du travail en équipe

- Capacité à travailler dans l’urgence

- Discrétion

- Maîtrise des environnements numériques

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