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Chargé.e de mission des assemblées

  • Référence : A/AI/Chargé mission des assemblées/DAJCP/SA/21
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Ingénieur, Attaché
  • Cadre d'emplois : Attachés Territoriaux, Ingénieurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative, Filière technique

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de la commande publique (DAJCP), le service des assemblées coordonne la préparation des réunions des instances délibérantes, la tenue de ces réunions et la mise en œuvre des délibérations par les directions.
A ce titre, le service instruit les projets de décisions des assemblées décisionnaires de la collectivité, soit le Conseil Régional et sa Commission Permanente, en lien direct avec la direction générale et le Cabinet du Président. Dans ce cadre, il sécurise les dossiers qui sont soumis aux organes délibérants, afin d’assurer leur cohérence administrative et conformité juridique. En outre, il alerte la direction générale sur les questions d’opportunité des décisions proposées.
En relation avec l’ensemble des services de la collectivité, le service des assemblées intervient au quotidien sur des missions transversales :

- il assure l’interface technique entre les directions et les services juridiques experts, avec lesquels il collabore, ainsi que les services financiers ;

- il organise l’information des services de la collectivité (procédure interne, actualité juridique) ainsi que celles des élus ;

- il réalise des formations et anime des groupes de travail en interne.

Force de proposition, il impulse des actions de modernisation et de simplification des procédures internes, dans un objectif d’amélioration de l’administration régionale.

Les missions principales sont :
• Préparer les Assemblées
• Conseiller les services
• Communiquer, sensibiliser et développer la digitalisation

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, le·la titulaire du poste sera principalement chargé·e de :

1. Préparer les assemblées (réunions de la commission permanente et sessions du conseil régional)
• Analyser et synthétiser les rapports transmis par les directions, mener les vérifications juridiques et administratives, en lien avec les services émetteurs,
• Signaler les dossiers à la direction générale et assurer le suivi de ses décisions, échanger avec les directions,
• Participer aux réunions de la Commission permanente et du Conseil Régional et élaborer les compte-rendus,
• Préparer la logistique des réunions et la publication des délibérations,
• Coordonner les réunions de commissions et les désignations en lien avec le cabinet du Président (contrôle des risques de conflits d’intérêts).

2. Conseiller les services
• Conseiller les services pour la préparation des dossiers des assemblées et les sensibiliser aux procédures administratives et au contexte juridique
• Animer un réseau-métier interne pour le partage de pratiques et la formation des gestionnaires des commissions permanentes
• Animer la formation interne sur les assemblées

3. Communiquer, sensibiliser et développer la digitalisation
• Gérer l’administration fonctionnelle du portail des élu·e·s dédié à la communication avec les élu·e·s
• Être le point de contact privilégié de la direction des systèmes d’information (DSI) pour la digitalisation des activités des assemblées
• Rédiger des articles d’information à destination des conseillers régionaux et des agents des services sur les procédures, l’actualité et le fonctionnement des assemblées, pour communication par l’intranet régional

RELATIONS HIERARCHIQUES


- L’agent dépend directement de (n + 1).

RELATIONS FONCTIONNELLES

Le Service est composé de : 3 chargé·e·s de mission des assemblées, un·e assistant·e administratif·tive et d’un.e chef.fe de service.


- Au sein de la Direction :

- Collaboration régulière avec les services-conseils de la Direction

- Collaboration avec le Directeur des affaires juridiques

- Au sein de la collectivité :

- Collaboration avec les directions opérationnelles

- Collaboration avec les services fonctionnels : systèmes d’information, moyens généraux, finances, communication

- Partenaires extérieurs :

- Conseil économique social environnemental (CESER), Conseil culturel

- Collaborateurs de groupes politiques, Elus

Contraintes spécifiques : rythme de travail organisé autour du calendrier des assemblées

Formation, qualification requise :

- Formation juridique de type : MASTER de droit public

Savoir :

- Très bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des enjeux de la démocratie locale (première expérience souhaitée)

- Maîtrise du contexte juridique des activités de la Région

- Maîtrise des environnements numériques

Savoir-faire :

- Capacité à travailler dans l’urgence

- Qualités relationnelles, voire pédagogiques, et rédactionnelles

Savoir être :

- Rigueur et réactivité

- Goût du travail en équipe

- Discrétion

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