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Chargé.e de la coordination

  • Référence : A/A/I/Chargé.e de la coordination/SEFDIL/20
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Ingénieur, Attaché
  • Cadre d'emplois : Attachés Territoriaux, Ingénieurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative, Filière technique

Contexte

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région).
Elle est structurée en une direction déléguée aux moyens généraux (DDMG) et deux services centraux :

- Le Service de la Stratégie du Propriétaire et des Risques (SSPR).

- Le service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL).
ainsi que quatre subdivisions immobilières en lien fonctionnel, ces dernières étant positionnées dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).
Le SEFDIL, au sein de la DIL, assure la coordination, au sein de la direction sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations. Son effectif est de 14 agents.
Depuis 2017, une cellule « coordination » a été créée sous la responsabilité du-de la chef.fe de service du SEFDIL et le pilotage d’une instance de coordination composée des chefs de services de la DIL. Cette cellule a pour objectif de:

- mettre à disposition de l’ensemble des acteurs sollicitant la DIL une seule porte d’entrée à la DIL pour tous les sujets nécessitant un arbitrage, concernant plusieurs services ;

- procéder au dispatching des demandes et tracer l’instruction de la demande ;

- assurer une réponse aux sollicitations des établissements, des autres directions de la Région, des partenaires ;

- renforcer la transversalité entre les services de la DIL et les autres directions;

- communiquer sur l’avancement des engagements relevant de la DIL vis-à-vis des établissements et en interne Région..

La cellule coordination assure aussi toutes les missions transversales :

- l’animation de l’outil Intersit utilisé par les agents des lycées et de la DIL

- l’animation des autres outils utilisés par les agents de la DIL et de ses mandataires

- la consolidation de la commission permanente

- l’instruction des demandes de délégation de maîtrise d’ouvrage

- l’octroi de subventions

- la récolte d’indicateurs et de production de rapports concernant le rendu compte des missions de la DIL et l’atteinte des objectifs fixés

- la préparation et le suivi du plan d’actions

Le.la chargé.e de coordination travaille avec le.la binôme de la cellule pour assurer la continuité du service.

Missions

En binôme avec le.la chargé.e de coordination de la cellule, les missions suivantes :


- Coordonner la Commission Permanente : établissement d’un rétro-planning des commissions permanentes, recensement partagé des questions à inscrire, animation des réunions de validation, rédaction des synthèses et des rapports, des annexes.


- Traiter les demandes adressées à la « Cellule Coordination » de la DIL en garantissant une réponse à l’usager (Etablissement, autres directions, partenaires extérieurs, entreprises, autres collectivités…) : réception de la demande, pré-analyse, préparation des réunions d’instance de coordination, rédaction et diffusion des relevés de décisions, des courriers, notes.


- Recenser les besoins en bâtiments modulaires


- Recenser les subventions à accorder aux établissements pour les déménagements liés aux travaux

En charge des dossiers suivants :


- Mettre en place, suivre les indicateurs (stratégiques et opérationnels) de la direction et du service, les analyser et proposer des mesures correctives, assurer leur publication / Animer la contribution


- Analyser les indicateurs produits par l’externe à la DIL (espaces territoriaux, subdivisions, mandataires, autres prestataires externes)


- Produire les documents de communication de la DIL en lien avec les directions fonctionnelles et les services de la DIL


- Assurer le pilotage ou l’administration de certains outils informatiques utilisés par la DIL : portail lycées, Ariane, Géronimmo, Liam, INtersit (relation à l’usager), outils, i-parapheur, requêteurs…


- Sur la base d’un schéma directeur informatique « DIL » à construire avec la Délégation aux stratégies numériques et la direction des systèmes d’information, porter ou participer à certains projets informatiques.


- Porter la responsabilité de la production de certaines données détenues par la DIL ;


- Formaliser et mettre à jour les process impactant les services de la DIL, ses interfaces avec les autres directions, les mandataires : animer et mettre à jour le guide des processus de la DIL, communiquer vis-à-vis des utilisateurs des process, alerter, proposer des mesures correctives.


- Rédiger et mettre à jour des fiches annexes, concernant les missions de la DIL, de la convention passée entre la Région et les lycées et suivre les objectifs


- Participer à des projets spécifiques sur proposition du.de la chef.fe de servcie : chef-fe de projets ou contributeur.rices.

Contraintes spécifiques : Délais liés à la tenue des commissions permanentes et au vote du budget.

Relations hiérarchiques :

- L’agent dépend directement du (n + 1) : Adjoint.e à le.la directeur.rice de l’Immobilier et de la logistique, chef.fe du Service Fonctionnel de l’Immobilier

- L’agent encadre directement (n-1) : sans objet

Relations fonctionnelles :

- Au sein du service : chef de service, référentes, gestionnaires, chargé-es d’études

- Au sein de la Direction : Directrice de l’Immobilier et de la Logistique, ingénieurs, chefs de projets et chargés d’études, techniciens chargés d’opérations d’investissement et de maintenance, assistant.es

- Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les directions fonctionnelles de la collectivité

- Avec les partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d’ouvrage (SEM, services techniques des villes …), entreprises

Compétences

Savoir et savoir-faire :
• Maîtriser la méthodologie de conduite de projet
• Maîtriser les techniques d’animation de la transversalité
• Maîtriser le contexte et les enjeux de la collectivité
• Connaître l’environnement administratif, financier, juridique des collectivités territoriales, l’évaluation des politiques publiques
• Connaître les politiques publiques et leurs acteurs
• Connaître les techniques de communication et de conduite de réunion
• Maîtriser les outils bureautiques, de requête de données, de gestion de projets
• Savoir analyser
• Savoir rédiger des courriers sensibles, des notes des comptes rendus, des processus et des procédures

Savoir être :
• Être disponible et à l’écoute
• Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d’un travail d’équipe
• Disposer de bonnes qualités relationnelles
• Être force de proposition et autonome dans le cadre des responsabilités confiées
• Être créatif.ve, pédagogue, fédérateur.rice, rigoureux.se
• Être discret.e et respecter la confidentialité des informations
• Savoir respecter les délais et travailler en fonction des contraintes de calendrier
• Savoir alerter, transmettre / partager l’information et les méthodologies employées
• Savoir s’adapter