Assistant.e du Service Juridique et Commande Publique

Raison d’être du poste :

Au sein du Pôle Ressources, la Direction des affaires juridiques et de la commande publique comprend quatre services :

- le Service juridique et commande publique, qui conseille l’ensemble des services afin de sécuriser juridiquement les actes qu’ils produisent, suit les contentieux intentés contre/par la Région Bretagne et pilote l’organisation des instances de commande publique ;

- le Service politique achat, qui élabore et pilote la mise en œuvre du Schéma des achats socialement et écologiquement responsables, promoteur de la performance économique, sociale et environnementale des achats régionaux ;

- le Service des assemblées, en charge de l’organisation des assemblées délibérantes (sessions du Conseil régional et commissions permanentes), en lien avec la Direction Générale et le Cabinet du Président ;

- le Service des archives, qui procède à la collecte, au classement, à la conservation et à la mise à disposition des publics interne et externe de l’ensemble des documents nés du fonctionnement de la collectivité.

Le SJCP dispose d’un secrétariat spécifique destiné à organiser les instances liées à la commande publique, en lien avec les services et les élus de la collectivité et, plus généralement, au suivi administratif, financier et logistique de l’activité du service ainsi que, en tant que de besoin, du/de la Directeur.trice des affaires juridiques et de la commande publique.
Ce suivi comporte notamment l’exécution administrative et financière de l’accord-cadre de prestations juridiques, l’organisation des agendas et l’appui à l’utilisation des outils numériques (profil acheteur, portail élus, progiciel de commande publique…).
Le SJCP, dans le cadre du Projet d’Administration et de celui de Direction, construit une nouvelle offre de services dans le champ de la commande publique (avec l’objectif d’assurer pour le compte de certaines directions la rédaction et la passation de leurs marchés publics) et pilote le déploiement à l’ensemble de la collectivité d’un progiciel de commande publique.

Missions au sein du SJCP

Instances de commande publique : Commission d’Appel d’Offres, Commission des concessions et délégations de service public, jurys de maîtrise d’œuvre et Commission Consultative des Services Publics Locaux

- Elaboration, diffusion et actualisation du planning annuel des instances

- Réservation des salles (via Outlook), organisation des visioconférences et réservation des repas

- Suivi du tableau de pré-inscription et des dossiers inscrits à l’ordre du jour des instances

- Envoi des convocations depuis le portail des élu.e.s + mail + Outlook, télétransmission

- Suivi de la réunion du quorum pour les instances

- Post commissions, scan des procès-verbaux et envoi aux services concernés

Appui administratif, financier et logistique à l’ensemble des agents du service

- Suivi financier du service (engagement comptable, mise en paiement des factures, en lien avec les conventions d’honoraires ou avec l’exécution de l’accord-cadre de prestations juridiques…, suivi du tour de rôle des attributaires de l’accord-cadre ; achat de forfaits de publicité dans les journaux d’annonces légales)

- Préparation des réunions (agenda, visioconférences)

- Soutien logistique aux agents du service, conception de tutoriels, modes opératoires pour les outils numériques

- Organisation et suivi de l’activité des agents du service (mise en place/actualisation d’outils de suivi)

- Référent Kelenn (intranet de la collectivité) : mise en ligne et mise à jour de documents à vocation juridique sur l’intranet régional, mise en ligne de la newsletter juridique, publication d’informations émises par le service

- Rédaction de comptes rendus de réunions de service

- Accueil téléphonique

Missions transversales, occasionnelles :

- En tant que de besoin, contribution au secrétariat du/de la Directeur.trice

- Soutien aux autres services de la direction si nécessaire (absence, empêchement, vacance de leurs propres assistant.e.s ou de l’assistant.e de direction), de concert avec les autres assistant.e.s au sein de la direction

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Relations hiérarchiques

- L’agent dépend directement de (n+1) : chef.fe du service juridique et commande publique (en son absence, adjoint.e au/à la chef.fe de service)

- L’agent encadre directement (n-1) :

Relations fonctionnelles

- Au sein du SJCP : Le/la chef.fe du SJCP et 8 juristes et, à l’avenir, des rédacteurs.trices de marchés publics

- Au sein de la direction : le Directeur des affaires juridiques et de la commande publique, agents de la Direction des Affaires juridiques (services de la Politique Achat, des Assemblées et des Archives)

- Au sein de la collectivité : tous les services de la Région, élu.e.s des instances de commande publique

- Extérieurs : professionnels du droit, personnalités qualifiées, services de l’Etat et autres partenaires institutionnels…

Lieu de travail : siège (site de Patton)

Conditions de travail : temps complet, télétravail possible (forfait mensuel flottant)

Contraintes spécifiques : présentiel les mardis pour envoi des convocations et/ou déroulement des instances

- Très bonne connaissance des outils bureautiques (traitements de texte, tableurs, diaporamas, solutions de visioconférence)

- Discrétion, rigueur et méthodologie, sens de l’initiative, réactivité

- Goût du travail en équipe et de la transversalité

- Connaissances ou appétence en commande publique appréciées