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Assistant.e de subdivision immobilière

  • Référence : C/AA/Assistant subdi Immo/DETREN/SUB35/21
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Dans le contexte d’évolution des compétences régionales et de conduite de la démarche BREIZH COP, les objectifs de la territorialisation engagée depuis 2017 ont été fixés par l’assemblée régionale lors de sa session de juin 2017 :
• Assurer la proximité et la visibilité de la mise en œuvre de ses politiques auprès de ses partenaires, des bretonnes et des bretons, en tenant compte des spécificités des territoires ;
• Organiser la relation avec les territoires de manière différente, et notamment en renforçant le lien aux intercommunalités ;
• Mieux coordonner la mise en œuvre territorialisée des politiques régionales ;
• Développer l’expertise territoriale pour mieux agir.

Dans la complémentarité des directions « métiers », basées à Rennes, sept directions territoriales ont été créées en avril 2020 et marquent une nouvelle étape de la territorialisation de la Région Bretagne destinée à la fois à rapprocher la Région des bretonnes et des bretons, de ses partenaires et à mettre en œuvre les politiques régionales de proximité.

La direction de l’espace territorial Rennes / Saint-Malo / Redon(DETREN) est répartie sur les sites de Rennes, Saint Malo et Redon. Elle est structurée en 5 entités positionnées sur des missions spécifiques :
• La subdivision immobilière du d’Ille et Vilaine (et les EMAT de Rennes 1, Rennes 2 et Saint Malo),
• L’antenne des transports de Rennes,
• L’antenne portuaire de Saint Malo,
• L’équipe territoriale emploi – formation – orientation,
• L’équipe territoriale informatique,
• Des missions spécifiques : technicien conseil management et organisation lycées, chargé développement économique, chargé de développement aménagement, chargée mission déchets.

La direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « métiers », basée à Rennes, qui a en charge :
• La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ;
• Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti ;
• La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.

La direction de l’Immobilier est structurée en 2 services, 2 pôles et une direction déléguée :

- Le Service l’expertise technique, de l’énergie et de la programmation (SETEP).

- Le Service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL).

- Le Pôle analyse des risques (PADR).

- Le Pôle administratif.

- La Direction déléguée aux moyens généraux (DDMG).

L’essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 – 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en œuvre d’un schéma directeur immobilier.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en subdivisions territoriales au plus proche des territoires et des usagers. Chaque subdivision immobilière est ainsi en charge des travaux de maintenance (assurés par les Équipes Mobiles d’Assistance Technique
- EMAT), d’entretien et travaux neufs, en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat sur le patrimoine immobilier bâti de la Région et en particulier celui des lycées.

Les missions de la subdivision, centrées sur le patrimoine des lycées peuvent être étendues, en fonction de ses plans de charges, aux autres éléments patrimoniaux de la Région.

Les opérations de grande ampleur de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d’ouvrage.
Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en conduite d’opération en externalisant les prestations, soit proposés en délégation de maîtrise d’ouvrage (DMO) aux établissements sur la base de projets approuvés par la subdivision.
La subdivision immobilière 35 intervient sur 33 établissements représentants 595 000 m².

Les missions régulières de l’« Assistant·e de subdivision immobilière » sont les suivantes :

1- Missions régulières :
Assistanat administratif :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la subdivision et transmettre les messages,

- Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous du.de la chef·fe de subdivision et de son adjoint·e,

- Gérer les boîtes mail génériques et/ou autres outils de communication interactifs,

- Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par la subdivision selon les process de la Direction,

- Enregistrer les déclarations de sinistres (JIRA) et leurs transmissions au SEFDIL,

- En lien avec l’assistant·e administratif.ve et financier·ère, assurer le suivi des commandes et le paiement des factures après vérification du « service fait ».

Gestion et traitement du courrier, notes, compte-rendus :

- Gérer et traiter les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE,

- Mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, compte-rendus,

- Participer aux réunions de service de la subdivision, prendre des notes, rédiger et diffuser les compte-rendus.

Logistique et communication interne :

- Alimenter les dossiers informatiques commun de la DIL et de la subdivision,

- Recenser les besoins logistiques de la subdivision (y compris des Emat) : commande et gestion des fournitures, des Equipements de Protection Individuels (EPI) pour l’ensemble des agents la subdivision ;

- Gérer la réservation des salles et des véhicules,

- Gérer le planning des absences et gérer le suivi des convocations de formation, des mouvements de personnels en lien avec l’adjoint au chef de la subdivision ,

- Gérer les ordres de missions et le suivi des états de frais des agents de la subdivision (sous Ulysse) y compris des Emat,

- Assurer le suivi et la collecte des informations auprès des chefs d’EMAT (suivi des droits tickets restaurants, EPI, congés, remboursement des frais de repas des agents de la subdivision…).

Saisie de bases de données et suivi de dossiers :

- Renseigner la base documentaire en lien avec les services centraux de la direction : avis des commissions de sécurité et d’accessibilité, patrimoine, autorisation d’urbanisme, recours en garantie…,

- Participer à l’extraction et au traitement des rapports issus de la base.

2- Missions occasionnelles :

- Participer à des événements impliquant la subdivision et la DIL,

- Participer aux réflexions de la subdivision sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les subdivisions et le SEFDIL sur les aspects administratifs,

- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives à la subdivision et à la DIL,

- Apporter un soutien administratif à l’assistant·e administratif.ve et financier·ère de la subdivision afin que la continuité du service soit satisfaite : participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics (procédure non formalisée), de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement…,

- Assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e de subdivision immobilière d’une autre subdivision afin que la continuité du service soit satisfaite.

Contraintes spécifiques :
Déplacements ponctuels sur le territoire de la subdivision immobilière de rattachement et sur le territoire breton si besoin.

Qualification : formation en secrétariat / accueil / administration et connaissance des règles de comptabilité, gestion, finances et commande publique.

L’agent devra démontrer une bonne maîtrise dans les domaines suivants :

- Connaissance des procédures administratives de la Région,

- Notion de base sur les domaines suivants : comptabilité et finances publiques, marchés publics,

- Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles…,

- Respect de la charte graphique et des modèles de la Région,

- Maîtrise des outils bureautique (Microsoft Office, internet, courriel…), des techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord…),

- Capacité à utiliser des logiciels professionnels (gestion de courrier et, idéalement, gestion de dossiers, gestion financière et comptable, gestion patrimoniale).

Savoir-faire et savoir être :

- Rigueur, sens de l’organisation et capacité à suivre les process

- Qualités relationnelles : capacité à s’adapter et à communiquer avec différents interlocuteurs

- Sens du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d’interlocuteurs variés (internes et externes)

- Rendre compte et respecter les obligations de discrétion

- Gestion pertinente des priorités et urgences

- Autonomie dans l’organisation du travail et des missions confiées.

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