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Assistant-e de direction

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  • Référence : B/869/Assistante de direction/DIMER
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire

La Région pilote via la Direction de la Mer (DIMER) une politique maritime ambitieuse qui s’est traduite, à l’automne 2023, par l’adoption du document de Politique Régionale Mer et Littoral.

La direction travaille sur les thématiques liées à la gestion intégrée des zones côtières (GIZC), la politique maritime européenne, l’attractivité du secteur maritime et les formations, la dimension sociale dans les secteurs maritimes, la sécurité maritime, la biodiversité marine et côtière. Elle a également en charge les questions relatives à l’économie et au développement maritime, et porte la compétence économique des filières halieutiques : soutien à la pêche, à l’aquaculture, aux ports de pêche, et à l’aval de la filière.
Elle pilote et gère les mesures régionalisées du FEAMPA (de l’ordre de 58 M€ par programmation) qui constitue l’outil principal de mise en œuvre de cette politique, ainsi que le Guichet National pour l’Innovation FEAMPA.
Enfin, elle assure les missions d’animation et suivi transversal de la politique maritime de la collectivité, via notamment le secrétariat de la Conférence Régionale Mer et Littoral (CRML), la coordination de l’élaboration du rapport transversal mer et le suivi d’indicateurs dédiés.

La Direction de la Mer rassemble environ 35 agents regroupés en 3 services : le service de la pêche et de l’aquaculture qui s’occupe de l’accompagnement des activités halieutiques (SPECH), le service des politiques maritimes qui porte les projets territoriaux de GIZC et aussi les projets majeurs de la mise en œuvre de la politique maritime régionale (SPOMAR) et le service en charge de l’instruction des dossiers européens et du pilotage administratif des mesures régionales FEAMP/FEAMPA (SFEAMP). Les 3 services interagissent fortement, le SFEAMPA assurant le traitement des dossiers européens en application des politiques des 2 services techniques.

L’assistant.e de direction est directement rattaché.e au directeur-trice de la mer, et assure le secrétariat de la direction, et intervient également en assistance des 3 services de la direction. Cette organisation pourra être amenée à évoluer dans le cadre de la constitution de pôles mutualisés de secrétariat à l’échelle des DGA.

Assurer des missions d’appui à l’organisation de la Direction
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Gérer les agendas, organiser des réunions (rédiger les invitations et ordres du jour, respecter les délais de transmission, assurer la prise de notes et rédiger des compte rendus),
• Organiser et gérer des déplacements
• Mettre à jour le cloud CODIMER (ordre du jour CODIMER, archivage, nouvelles rubriques…)
• Assurer un appui à la mise en place de procédures internes
• Gérer la base contacts DIMER
• Gérer le secrétariat des échéances internes de la région : notes des services fonctionnels, suivi des désignations et délégations
• Préparer les plannings de congés
Assurer la coordination administrative interne de la Direction (affaires générales, personnel, stagiaires, lien DNSI)
• Accueillir les nouveaux arrivants
• Mettre à jour régulièrement le guide des usages de la direction et être un appui aux agents de la direction
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Direction
• Rechercher et diffuser des informations en lien avec la thématique
Assurer le secrétariat de Direction
• Assurer l’accueil téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d’interface permanent avec l’extérieur et gestion des relations internes
• Gérer les boîtes mails mutualisées
• Gérer l’information et transmettre des notes à la direction générale et aux élus
• Gérer les courriers (entrée et sortie), circuits de validation et de partage de l’information
• Assurer le secrétariat des chef-fe-s de service et de leurs agents (notes, compte rendus, mise en forme de documents …)
Participer au suivi des projets et activités de la direction
• Suivre les budgets fonctionnels de la DIMER (restauration et fournitures)
• Participer aux actions de communication
• Valoriser et utiliser l’information qui transite par le secrétariat de direction
Coordonner le pool de remplacement
• Gérer le planning des remplacements avec l’appui de la directrice
• Assurer la bonne communication des informations nécessaires à la continuité de service
• Former en tant que de besoin les membres du pool de remplacement sur les missions
Assurer un appui ponctuel pour seconder les services de la direction si les échéances le nécessitent
• Gérer des dossiers de subvention régionaux ou assurer un appui sur des missions simples pour les dossiers FEAMPA
• Organiser la CRML, des réunions spécifiques transversales pour le compte des services, un appui pour les commissions permanentes

RELATIONS HIERARCHIQUES
• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Directeur-trice de la DIMER

RELATIONS FONCTIONNELLES
• Au sein de la Direction : Ensemble de la DIMER
• Au sein de la collectivité : Ensemble des directions
• Partenaires extérieurs : Ensemble des interlocuteurs de la DIMER (Service de l’Etat, partenaires professionnels, associations…) Ensemble des partenaires liés à la mer.

Lieu de travail : Rennes
- Atalante

Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Anne-Violaine TROCME, Directrice de la mer, : [email protected]
- 02 99 27 11 29

Une expérience en secrétariat de direction serait un plus.

Savoir et savoir-faire
• Connaître les circuits décisionnels, l’environnement budgétaire, juridique et administratifs de la collectivité
• Maîtriser les outils bureautiques, les techniques de secrétariat, d’accueil, de classement et d’archivage
• Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
• Être capable de mettre en forme des documents et avoir des aptitudes à la rédaction (respecter la charte graphique de la collectivité ; être concis et synthétique à l’écrit et à l’oral)

Savoir être
• Faire preuve d’ouverture sur les domaines traités par la direction et être capable d’intégrer le vocabulaire technique
• Avoir le sens du relationnel et être à l’écoute
• Savoir travailler en équipe
• Savoir respecter les délais
• Être discret et respecter la confidentialité des informations
• Être rigoureux
• Être disponible
• Savoir prendre des initiatives
• Être réactif

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