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Assistant-e comptable en charge des tiers et instructeur-trice FIR

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  • Référence : B/14268/R/INSTRUCTEUR FIR ASSIT COMPTABLE/DFE/24
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire

Dans un objectif de renforcement de son dispositif de maitrise des risques, la Région Bretagne a mis en place un nouveau scénario de gestion des tiers avec deux lignes de validation : dans les directions métiers et la direction des finances et de l’évaluation.

Ainsi, au sein de la direction des finances et de l’évaluation, un contrôle systématique est désormais réalisé pour toutes créations et modifications des tiers financiers. Chaque année, cela représente un volume d’environ 35 000 créations de tiers et 3 200 modifications.

Par ailleurs, la dématérialisation comptable et financière s’est traduite notamment par la généralisation du dépôt des factures fournisseurs, via le portail national Chorus Pro.
Une veille est nécessairement opérée par la Direction des finances et de l’évaluation pour s ’assurer de la bonne transmission des factures vers les services gestionnaires.

Dans le cadre de l’exigence et de l’attention portée par la Région Bretagne au respect des délais de paiement de ses fournisseurs, un pilotage est renforcé au sein de la direction des finances pour assurer le paiement des factures dans le délai de 30 jours maximum.

C’est dans ce contexte qu’a été créé un poste d’assistant.e comptable afin d’assurer la validation des tiers financiers créé dans la Collectivité. Ce poste couvre également (pour 1/3 du temps de travail) un appui à l’instruction du Fonds d’Intervention Régional, en renfort de l’instructrice référente de ce dossier. Le Fonds d’intervention régional (F.I.R.) a été mis en place pour permettre, à titre exceptionnel, l’intervention de la Région sur des opérations ne répondant pas aux critères mis en place au titre des politiques régionales mais présentant un intérêt marqué ou un caractère d’urgence. Chaque année, ce sont un peu plus de 400 projets qui sont financés par ce dispositif.

La répartition des activités se fera donc ainsi :
1/ Assistant.e comptable, fiabilisation tiers financiers et pôle facturier (2/3 temps)
2/ Instructeur.rice du Fonds d’Intervention régional ( 1/3 temps)

ACTIVITES DU POSTE :
Au sein de la Direction des finances et de l’évaluation, vos missions seront les suivantes :

A/ Le cœur des missions du poste concerne la gestion des tiers et le suivi du portail des factures chorus PRO
Axe tiers :
• Prendre en charge les demandes de création et modification de tiers financiers sollicitées par les services de la Région,
• Réaliser le traitement de ces demandes par la vérification des pièces justificatives transmises et la consultation de tout référentiel interne et externe permettant de valider les données transmises afin de créer le tiers financier
 Contrôler particulièrement l’ajout de RIB (risque de fraude)
 Porter une vigilance contre les tentatives éventuelles de fraudes en effectuant tous les contrôles jugés nécessaires (recoupement de données, appels téléphoniques) ;
• Participer à l’amélioration de la qualité des données sur le stock (85.000 références)
 Analyser, à chaque demande, des données de base pour en garantir la qualité par le contrôle des doublons et la fermeture des données devenues obsolètes (suppression IBAN ou fermeture comptes locaux) ;
 Réaliser d’autres tâches en relation avec la sécurisation de la base tiers, notamment le suivi d’un tableau de bord des occurrences de traitement réalisées et anomalies constatées
• Assister les services et documenter les actions
Axe factures :
• Assurer une veille des factures déposées sur Chorus Pro et leur bonne orientation vers les services destinataires
• Apporter un appui aux services en cas de difficulté technique de traitement des factures

B/ Instruction du Fonds d’Intervention Régional – appui à l’instructrice (1/3 temps) afin d’assurer la continuité des activités
• Recueil et traitement des informations relatives au F.I.R. (préparation et étude des dossiers, courriers, appels téléphoniques…)
• Instruction et mise en forme des dossiers administratifs (recherche d’informations, vérifications)
• Réalisations de travaux bureautiques et de saisies de documents (logiciels de gestion…)
• Préparation de la commission permanente (réalisation des supports d’aide à la décision destinés au cabinet et au Président, rédaction des rapports et des délibérations)
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives (notifications, arrêtés ou conventions, courrier de notification)
• Liquidations dans Grand-Angle des dépenses réalisées dans le cadre du FIR (subventions)

C/ Missions occasionnelles :
• Appui à l’instruction des renouvellements des cotisations
• Appui au mandatement des dépenses en cas d’absences multiples dans les équipes dédiées à ces tâches.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction)
Evelyne Charrier – Directrice des finances et de l’évaluation
(Le rattachement hiérarchique de ce poste est susceptible d’évoluer au cours de l’année 2024, dans le cadre du projet de direction de la DFE, actuellement en cours de construction).

• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions)

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction : Service comptabilité Service pôle de développement du système d’information financier

• Au sein de la collectivité : Les gestionnaires comptables des services de la collectivité

• En externe : La paierie régionale

• Partenaires extérieurs : Associations Collectivités locales
Lieu de travail : Rennes site de Patton

Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Savoir-être :

- Capacité d’adaptation et d’anticipation

- Qualités relationnelles, capacité de travail en équipe

- Autonomie,

- Rigueur et de sens de l’organisation.

Savoir-Faire :

- Capacité à résoudre les problèmes,

- Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse

- Capacité à mettre en place des moyens de supervision
Savoirs :

- Connaissance des circuits et les procédures administratives de la collectivité

- Connaissance des outils informatiques PDA /PROGOS/GDA (bureautique, gestion de dossiers et de financements…)

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