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Assistant.e administratif.ve et financier.e

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  • Référence : B/13382/R/ASSISTANT ADMIN FINANCE/DIL/IMMO22/24
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :
La direction de l’immobilier (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge :

- La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées et établissements d’enseignement, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports et transports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables,

- Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti.

La direction de l’immobilier pilotée par le.la directeur.ice et deux adjoint.es est structurée en 7 services et 2 pôles :

- Le service immobilier 22.

- Le service immobilier 29.

- Le service immobilier 35.

- Le service immobilier 56.

- Le service de l’Expertise Technique et de la Programmation (SETEP)

- Le pôle analyse des risques (PADR)

- Le pôle Coordination (POLCOO)

- Le service de la stratégie foncière et de la gestion domaniale (STRAT)

- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)

L’essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 – 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en œuvre d’un schéma directeur immobilier décliné au travers de plans d’actions d’une durée de 2 ans sur le mandat de l’exécutif. Ces investissements ainsi que ceux concernant les bâtiments des services régionaux relèvent des missions de la direction de l’immobilier. Pour les autres éléments du patrimoine régional, la DIL intervient en prestations de services pour les autres directions du Conseil régional.
Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en services immobiliers territoriaux au plus proche des territoires et des usagers. Chaque service immobilier est ainsi en charge, d’une part, de la maintenance spécialisée du patrimoine immobilier de la région ; d’autre part, des travaux de maintenance, d’entretien et travaux neufs en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat.

Les opérations de grande ampleur de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d’ouvrage.

Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en Maîtrise d’ouvrage directe (conduite d’opération par les services immobiliers) en externalisant les prestations, soit proposés en CPP (Convention Public Public) aux établissements sur la base de projets approuvés par le service immobilier.

Le service immobilier 22 intervient sur 21 lycées publics ainsi que sur le patrimoine tertiaire régional présent sur le territoire du Département des Côtes d’Armor (locaux des services, IFSI/IFSP, Port du Légué, Etablissement de Service Jeunesse…).

L’assistant.e administrati.ve et financier.ère du service immobilier est rattaché(e) au.à.la chef.fe de service et intervient sur l’ensemble des domaines administratif, comptable et achat du service en lien avec les services centraux (service fonctionnel et le pôle coordination)

ACTIVITES DU POSTE :

Suivi administratif et budgétaire

• Assurer la gestion administrative et financière du service immobilier en lien avec les assistantes administratives du service immobilier et du SEFI
• Participer au processus de préparation budgétaire avec le responsable du service immo, son adjoint.e et le SEFI
• Participer à la préparation de la Commission Permanente (affectations de crédits) en lien avec le.la référente du programme budgétaire concerné au service fonctionnel
• Suivi des notes décisionnelles préalables à la prise de décision en collaboration avec les agents techniques du service, pour les opérations d’investissement et de maintenance du service immobilier (hors opérations de mandat)

Sur le champ des achats et de la commande publique :

• Définir, organiser et planifier les programmes d’achats communs pour l’investissement et la maintenance en lien avec le pôle achats juridique de l’immobilier (PAJI)
• Conduire les procédures d’achats non formalisées pour le service immobilier (marchés en procédure adaptée et exécution des accords-cadres). Au-delà d’un certain seuil, ces procédures sont conduites en lien avec le PAJI
• Assurer l’exécution administrative des marchés en procédure adaptée et les commandes (marchés subséquents, bons de commandes de accords-cadres);
• Assurer la gestion comptable des marchés publics nécessaires à l’activité du service immobilier

Sur le champ des engagements et paiements des commandes et du suivi financier des crédits utilisés par le service :

• Coordonner et assurer le suivi des commandes et du paiement des factures après vérification du « service fait » ;
• Réaliser le suivi budgétaire et comptable des crédits (affectés, engagés, mandatés) dans Grand Angle et s’assurer du respect des délais de paiement ;

Sur le champ du rendu-compte et de l’organisation du service :

• Rendre compte régulièrement de l’état des dépenses engagées par le service ;
• Tenir à jour des indicateurs financiers et administratifs de suivi de l’exécution des marchés et des commandes ;
• Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures, et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre le service et les services centraux sur les aspects administratifs, budgétaires et comptables des opérations d’investissement et de maintenance ;
• Sensibiliser les agents du service aux règles et procédures comptables et financières et de commande publique.
• Assurer l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier du service immobilier dans le cadre de la continuité du service.

A titre occasionnel

• Participer à des événements impliquant le service (réunions de service, de la direction, groupes projets, communauté administrative…) et aux réflexions du service et de la direction sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité
• Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service immobilier et à la DIL ;
• Au titre de la continuité de service, apporter un soutien à l’assistant·e administratif du service (participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics, de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement… et/ou assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier·ère d’un autre service de la direction).

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) : Sylvie LE GUILLOU, Cheffe du SIMMO 22
• L’agent encadre directement (n-1) :
-

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction : tous les services

• Au sein de la collectivité : les autres directions de la Région ayant un lien avec le patrimoine immobilier, référentes territoriales.

• Partenaires extérieurs : les usagers du patrimoine (lycées…), les prestataires techniques, le(s) mandataire(s), les collectivités (départements, communes).

Lieu de travail : Région Bretagne, Site de Saint-Brieuc, 4A Rue Sainte-Barbe

Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) : Déplacements ponctuels sur le territoire de la subdivision immobilière de rattachement et sur le territoire breton si besoin.

COMPETENCES REQUISES
(compétences, compétences techniques, compétences managériales,… ) :

Savoir et savoir-faire :
 Formation et/ou très bonne expérience en marchés publics
 Très bonne connaissance des règles de finances et de comptabilité publique
 Connaissance de l’environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques
 Aisance avec les outils informatiques : traitement de texte, tableur, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), logiciel de marchés (MARCOWEB)
 Capacité d’analyse et de synthèse

Savoir-être :
 Rigueur et sens de l’organisation
 Respect des délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)
 Savoir rendre compte
 Sens du travail en équipe et sens du contact
 Capacité d’adaptation
 Curiosité
 Autonomie et gestion pertinente des priorités

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