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Assistant.e administratif.ve des affaires juridiques et des assemblées

  • Référence : C/AAP/Assist.adm./DAJCP/21
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de la commande publique, un pôle d’assistance administrative apporte son concours à l’activité de la direction, du service des assemblées, du service juridique et commande publique et du service politique d’achat.
Chaque assistant.e administrati.f.ve peut ainsi contribuer aux tâches mutualisées par ces services : travaux de secrétariat (bureautique, courrier, accueil téléphonique, gestion fournitures, planification de réunions, déplacements…), suivi budgétaire et traitement des factures, télétransmission des actes soumis à contrôle, organisation des instances de la commande publique (CAO, CCDSP, CCSPL),…
Par ailleurs, chaque assistant.e est plus particulièrement associé.e aux travaux d’un service de cette direction.
En particulier, le service des assemblées coordonne la préparation des réunions des instances délibérantes (Conseil régional et Commission permanente), la tenue de ces réunions et la mise en oeuvre des délibérations par les directions.
En relation avec l’ensemble des services de la collectivité, le service des assemblées intervient au quotidien sur des missions transversales, et participe à l’information des services (intranet) et à la formation des agents (conférences, actions de formation), ainsi qu’à la préparation de procédures internes. Il a par ailleurs vocation à développer l’usage numérique dans toutes ses missions.
Cette activité à dominante juridique, logistique et coordinatrice s’appuie notamment sur les qualités d’un.e assistant.e rigoureux et réactif, moteur de la digitalisation des procédures.

Secrétariat des assemblées
• Préparer les réunions des assemblées (commissions permanentes et Conseil régional) et en assurer le secrétariat :

- enregistrement, classement, diffusion des projets de décisions (direction générale, élus, services relecteurs)

- préparation matérielle des réunions (logistique, supports…) sur les outils dédiés (portail numérique, logiciel gestionnaire de tâches)

- suivi de l’ordre du jour des réunions des assemblées, des travaux des commissions
• Gérer les publications dématérialisées et les archivages des délibérations et procès-verbaux.
V 01.2021
• Assurer la gestion des comptes rendus de réunions, des plannings des assemblées, tableaux de bord.
Assistance administrative mutualisée à la direction des affaires juridiques et de la commande publique
• Gérer les bases de données des plates-formes de gestion ou de consultation dédiées aux élu.e.s et/ou aux directions (outils Simplicité, Jalios)
• Assurer des travaux de secrétariat : bureautique, courrier, accueil téléphonique, gestion fournitures, planification de réunions, déplacements…
• Partager le suivi budgétaire et le traitement des factures
• Effectuer la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité
• Alimenter et mettre à jour la communication relative à l’activité de la direction sur les portails internes à destination des services et des élus (calendriers, ordre du jour, décisions, procédures…)
• Proposer et participer à l’élaboration de procédures internes
• Participer à l’élaboration de supports à destination des autres services (supports de formation, modes opératoires, modèles…)

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes…) :
Activité soumise au calendrier des réunions des assemblées qui rythment l’organisation

Savoir et savoir-faire

- Sens de l’organisation et de la méthode

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques notamment Adobe Pro

- Très bonne maîtrise des environnements numériques et procédures dématérialisées

- Intérêt pour l’environnement administratif et juridique des collectivités territoriales

- Savoir rédiger des notes et des comptes rendus
Savoir être

- Très bonnes qualités relationnelles

- Rigueur et discrétion

- Savoir faire face aux situations d’urgence et respecter les délais

- Savoir rendre compte

- Autonomie dans le cadre des responsabilités confiées

- Goût pour le travail d’équipe

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