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Assistant.e administratif.ve

  • Référence : C/AAP/Assistant.e administratif.ve/POSDIL/22
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les
opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées,
services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…).
Elle est structurée autour d’un.e directeur.rice, deux adjoint.es, quatre services centraux et un pôle
-le service de l’Expertise Technique, de l’Energie et de la Programmation (SETEP) ;
-le service Immobilier Tertiaire (SIT)
-le Pôle Analyse des Risques (PADR),
-le service fonctionnel de l’Immobilier (SEFDIL)

- le service juridique et financier des moyens généraux (SEJUFI)
ainsi que quatre subdivisions immobilières en lien fonctionnel, ces dernières étant positionnées dans les espaces
territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).
Les fonctions d’assistanat sont attachées à la direction avec deux assistant.es.
Trois assistant.es /gestionnaires dépendent du Pôle Coordination. Elles.ils suppléént les assistantes de direction pour assurer la continuité du service et sont en charge de suivre des dossiers spécifiques transversaux à la région.

Sous la responsabilité du.de la Chef.fe du pôle Coordination :

Missions principales

Coordonner la gestion du courrier et de la main courante
• Traiter le courrier et les sollicitations entrantes (Ariane => main courante)
• Enregistrer dans l’outil de suivi et créer le répertoire correspondant
• Adresser les courriers « accusé réception »
• Assurer et suivre le respect des délais de réponse
• Gérer la boîte mail générique « coordination »
• Mettre à jour les bases tiers (courriers)

Traiter les courriers de réponse de la main courante
• Mettre dans le i-parapheur
• Envoyer les courriers signés aux destinataires
• Clore Ariane et assurer la diffusion interne
• Clore le répertoire main courante
• Enregistrer le courrier sortant dans le répertoire main courante
• Suivre le courrier dans l’outil Ariane (orientation, délai de réponse, clotûre…)
• Saisir, le cas échéant, les factures papier sur Grand Angle
• Traiter le courrier entrant – sortant, la main courante (ensemble des sollicitations effectuées auprès de la DIL quel que soit le support) en lien avec le.la chargé.e de coordination
• Procéder au classement dématérialisé des courriers
• Vérifier les signatures de la correspondance, relancer le cas échéant

Suivre le circuit des notes décisionnelles
• Déposer sur Liam ou réception des subdivisions
• Enregistrement dans le tableau des notes décisionnelles
• Déposer dans le i-parapheur et suivi
• Diffuser les décisions

Assurer la réception et le suivi administratif des délégations de maîtrise d’ouvrage en lien avec le.la chargé.e de coordination

Missions de suppléance

Réaliser l’assistance administrative pour assurer la continuité du service en suppléance des assistant.es de la direction

Assurer la suppléance de ses collègues en leur absence et notamment :

Instruire les autorisations d’urbanisme
• Saisir les données patrimoine sur un outil spécifique (ASCOL)
• Gérer et suivre l’avis des commissions techniques compétentes (Commissions de sécurité, commissions d’accessibilité) ;
• Participer à l’instruction des demandes d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, de démolir, autorisation et déclaration de travaux) ;

Renseigner les usagers sur la thématique risques en lien avec le pôle ADR
• Alimenter les données « risques » dans ASCOL ou autre outil
• Préparer et transmettre les documents aux usagers
• Suivre BSDA (tenu des registres)

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes…)
Multiplicité des acteurs

Savoir et savoir-faire :
 Maîtriser les outils bureautiques
 Maîtriser les techniques d’assistanat et de suivi de dossiers
 Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
 Connaître les techniques d’accueil
 Connaître l’environnement des collectivités territoriales
 Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
 Respecter la charte graphique de la collectivité

Savoir-être :
 Etre coutois.e, aimable avec le public
 Etre disponible et à l’écoute
 Etre réactif.ve
 Avoir de bonnes qualités relationnelles
 Etre rigoureux.se
 Etre discret.e et respecter la confidentialité des informations
 Savoir respecter les délais
 Etre loyal.e

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