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Assistant.e administratif.ive et financier.ière à la Subdivision Immobilière de l’Ille et Vilaine

  • Référence : T/21/Assistant adm et fin/DETREN/SUB35
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Grade : Rédacteur, Rédacteur Principal de 1ère classe, Rédacteur Principal de 2ème classe
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

Dans le contexte d’évolution des compétences régionales et de conduite de la démarche BREIZH COP, les objectifs de la territorialisation engagée depuis 2017 ont été fixés par l’assemblée régionale lors de sa session de juin 2017 :
Assurer la proximité et la visibilité de la mise en œuvre de ses politiques auprès de ses partenaires, des bretonnes et des bretons, en tenant compte des spécificités des territoires ;
Organiser la relation avec les territoires de manière différente, et notamment en renforçant le lien aux intercommunalités ; Mieux coordonner la mise en œuvre territorialisée des politiques régionales ; Développer l’expertise territoriale pour mieux agir.

Dans la complémentarité des directions « métiers », basées à Rennes, sept directions territoriales ont été créées en avril 2020 et marquent une nouvelle étape de la territorialisation de la Région Bretagne destinée à la fois à rapprocher la Région des bretonnes et des bretons, de ses partenaires et à mettre en œuvre les politiques régionales de proximité.

La direction de l’espace territorial Rennes / Saint-Malo / Redon(DETREN) est répartie sur les sites de Rennes, Saint Malo et Redon. Elle est structurée en 5 entités positionnées sur des missions spécifiques :
La subdivision immobilière du d’Ille et Vilaine (et les EMAT de Rennes 1, Rennes 2 et Saint Malo),
L’antenne des transports de Rennes,
L’antenne portuaire de Saint Malo,
L’équipe territoriale emploi – formation – orientation,
L’équipe territoriale informatique,
Des missions spécifiques : technicien conseil management et organisation lycées, chargé développement économique, chargé de développement aménagement, chargée mission déchets.

La direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « métiers », basée à Rennes, qui a en charge :
La maintenance du patrimoine bâti, propriété de la Région, à savoir les lycées, qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ;
Les opérations d’investissement sur ce patrimoine bâti ;
La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.

La direction de l’Immobilier est structurée en 2 services, 2 pôles et une direction déléguée :

- Le Service l’expertise technique, de l’énergie et de la programmation (SETEP).

- Le Service fonctionnel de l’immobilier et de la logistique (SEFDIL).

- Le Pôle analyse des risques (PADR).

- Le Pôle administratif.

- La Direction déléguée aux moyens généraux (DDMG).

L’essentiel du patrimoine est constitué par les lycées (127 sites, 2 millions de m2 – 900 bâtiments) auxquels la Région consacre un important budget pour la mise en œuvre d’un schéma directeur immobilier.

Afin de mieux assurer les missions qui lui sont confiées, la DIL est organisée en subdivisions territoriales au plus proche des territoires et des usagers. Chaque subdivision immobilière est ainsi en charge des travaux de maintenance (assurés par les Équipes Mobiles d’Assistance Technique
- EMAT), d’entretien et travaux neufs, en maîtrise d’ouvrage directe ou en mandat sur le patrimoine immobilier bâti de la Région et en particulier celui des lycées.

Les missions de la subdivision, centrées sur le patrimoine des lycées peuvent être étendues, en fonction de ses plans de charges, aux autres éléments patrimoniaux de la Région.

Les opérations de grande ampleur de type rénovation / réhabilitation ou constructions neuves sont confiées à un mandataire de maîtrise d’ouvrage.
Les travaux de gros entretien renouvellement ou de faible envergure / complexité, en terme de périmètre technique ou financier, sont réalisés soit en régie, soit en conduite d’opération en externalisant les prestations, soit proposés en délégation de maîtrise d’ouvrage (DMO) aux établissements sur la base de projets approuvés par la subdivision.
La subdivision immobilière 35 intervient sur 33 établissements représentants 595 000 m².

1- Missions régulières :


- Assister la gestion administrative de la subdivision immobilière ;

- Participer au processus de préparation budgétaire avec la responsable de la subdivision;

- Participer à la préparation de la Commission Permanente
- affectations des crédits et suivi du processus (y compris notes décisionnelles);

- En collaboration avec les agents techniques de la subdivision, pour les opérations d’investissement et de maintenance de la subdivision (hors opérations de mandat), dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique :

- définir, organiser et planifier les programmes d’achats communs pour l’investissement et la maintenance et en informer le comité d’achats de la DIL ;

- conduire les procédures d’achats non formalisées pour la subdivision(marchés en procédure adaptée et exécution des accordscadres). Au-delà d’un certain seuil, ces procédures sont conduites en lien avec le SEJUFI.

- assurer l’exécution administrative des marchés en procédure adaptée et les commandes (marchés subséquents, bons de commandes de accords-cadres);

- assurer la gestion comptables des marchés publics nécessaires à l’activité de la subdivision ;

- Coordonner et assurer le suivi des commandes et de paiement des factures après vérification du « service fait » ;

- Réaliser le suivi budgétaire et comptable des crédits (affectés, engagés, mandatés) dans Grand Angle et s’assurer du respect des délais de paiement ;

- Rendre compte régulièrement de l’état des dépenses engagées par la subdivision immobilière ;

- Tenir à jour des indicateurs financiers et administratifs de suivi de l’exécution des marchés et des commandes ;

- Participer aux réflexions de la subdivision sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre subdivisions et services centraux sur les aspects administratifs, budgétaires et comptables des opérations d’investissement et de maintenance ;

- Sensibiliser les agents de la subdivision aux règles et procédures comptables et financières et de commande publique.

- Assurer l’intérim de l’assistant-e administratif-ve de la subdivision dans le cadre de la continuité du service.

-
2- Missions occasionnelles :


- Participer à des événements impliquant la subdivision;

- Participer aux réflexions de la subdivision sur la mise en place des outils, procédures et mettre en œuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les subdivisions et les services centraux sur les aspects administratifs ;

- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives à la subdivision et à la DIL ;

- Apporter un soutien administratif à l’assistant.e administratif.ve et financier.ère de la subdivision afin que la continuité du service soit satisfaite : participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics (procédure non formalisée), de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement… ;

- Assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant-e administratif-ve et financier-e d’une autre subdivision afin que la continuité du service soit satisfaite.

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes…)
Déplacements ponctuels sur le territoire de la subdivision immobilière de rattachement et sur le territoire breton si besoin

Contrat de 1 an dès que possible

L’agent devra démontrer une bonne maîtrise dans les domaines suivants :

- Connaissance des procédures administratives de la Région ;

- Maîtrise de la comptabilité publique, des finances publiques, des marchés publics ;

- Aisance avec les outils informatiques : gestion financière et comptable (Grand Angle) ; capacité à utiliser un outil de GMAO ;

- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, internet, courriel)

- Autonomie dans l’organisation du travail – force de proposition ;
- Gestion pertinente des priorités et urgences ;

- Connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles…) serait appréciée.

Savoir-faire et savoir être :

- Rigueur et sens de l’organisation et capacité à suivre les process ;

- Qualités relationnelles : capacité d’écoute, capacité à s’adapter et à communiquer avec différents interlocuteurs ;

- Sens du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d’interlocuteurs variés ;

- Rendre compte et respecter les obligations de discrétion ;

- Gestion pertinente des priorités et urgences ;

- Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées.

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