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Assistant.e administratif.ive du Cabinet du Président

  • Référence : C/AA/Assistant.e admin Cabinet Président/EXEC/20
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Contexte

Dans l’exercice de ses fonctions, le Président est assisté d’un cabinet.
Le poste concerné est un poste de secrétariat polyvalent qui intègre les missions d’accueil téléphonique et physique du cabinet, la gestion des représentations du Président sur l’ensemble du territoire, en lien avec le secrétariat des membres de l’exécutif et le pôle de la relation aux citoyens, et la gestion de la chefferie de cabinet en lien avec le Chef de cabinet.

Missions

Activités principales

1- Assurer l’accueil téléphonique et physique du Cabinet du Président (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d’interface permanente avec l’extérieur

2- Gérer les invitations adressées au Président du Conseil régional de Bretagne en vue d’une représentation :
> enregistrer les invitations sur un logiciel spécifique,
> identifier les élu-e-s régionaux concerné-e-s en fonction de l’invitation
> organiser la mise à disposition des notes nécessaires
> répondre aux organisateurs de la manifestation

3- Assurer le secrétariat de la Chefferie de Cabinet :

- gestion de l’agenda et les rendez-vous du Chef de Cabinet

- organisation de réunions

- constitution des dossiers relatifs aux déplacements du Président et aux événements en sa présence

Activités secondaires
> assurer le remplacement de l’assistante du Directeur de Cabinet

Relations hiérarchiques :

- L’agent dépend directement de (n + 1) : Romain Lagarde, Chef de cabinet

- L’agent encadre directement (n-1) :

Relations fonctionnelles :

- Au sein de la Direction : membres du Cabinet, secrétariat des membres de l’exécutif,

- Au sein de la collectivité : toutes les directions et services de la Région, ensemble des élus, groupes politiques

- Partenaires extérieurs : en fonction des tâches à accomplir

Compétences

> Connaissance de l’organisation de l’administration régionale et du fonctionnement des collectivités territoriales
> Organisation, rigueur, polyvalence
> Sens de l’accueil
> Capacité d’initiative et d’autonomie
> Aptitude au travail d’équipe, en transversalité et aux relations multipartenariales
> Maîtrise des outils informatiques
> Réactivité, disponibilité
> Discrétion absolue et respect total de la confidentialité