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Agent.e comptable

  • Référence : C/AA/Agent.e comptable/SCOMP/POMOY/22
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Les évolutions successives des règles encadrant la dépense publique (instruction M71, code des marchés publics, dispositions relatives à la TVA…), les vagues de décentralisation (transports scolaires et interurbains, fonds européens…), la mise en œuvre de grands projets régionaux (projet de développement du port de Brest, constructions de lycées…), dans un contexte de tarissement de la ressource financière et de changements profonds dans les modes de travail (dématérialisation, télétravail) nécessitent pour les agents comptables de répondre à une triple exigence :
• assurer un contrôle comptable de qualité visant à garantir la conformité des dépenses engagées aux règles de la comptabilité publique
• absorber une augmentation constante des volumes de dossiers (le nombre de mandats émis a augmenté de 20 % en 5 ans pour approcher les 47 000 aujourd’hui)
• effectuer les contrôles dans des délais permettant de préserver la trésorerie des bénéficiaires/prestataires, de consolider la bonne image de la collectivité auprès d’eux et de respecter le délai légal de paiement des factures.
En complément du contrôle des dossiers, les agents comptables assument un rôle de référent auprès des services gestionnaires relevant des secteurs dont ils/elles ont la charge et ont une mission de conseil de premier niveau. Ils sont également en relation quotidienne avec les services de la Paierie régionale.

Le agents comptables du SCOMP sont répartis en 4 pôles et sollicitent leurs chefs de pôle en cas de difficultés avec les services gestionnaires (ou d’autres partenaires) nécessitant un arbitrage des responsables hiérarchiques.

Les contrôles communs à tous les types de dépenses visent à s’assurer de la réalité de la dette de la collectivité et du caractère libératoire du paiement. Ils portent sur :
• La disponibilité des crédits budgétaires
• La correcte imputation comptable
• L’identification du tiers
• Le calcul du montant à mandater
• La conformité des pièces justificatives au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 (ces pièces justificatives sont entièrement dématérialisées depuis 2019).
• La présence de « l’attestation de service fait » ou du « bon à payer » selon le cas

La nature des contrôles et les pièces justificatives exigées sont différentes selon les types de dépenses et les pôles de rattachement des agents.
Ce poste est actuellement rattaché au pôle « moyens de l’administration » (POMOY) et traite principalement des dépenses relatives aux participations, subventions ainsi que de dépenses sur marchés et factures et quelques dossiers portant sur un marché de mandats.

1 . Effectuer les contrôles comptables des propositions de mandatement en fonction des types de dépenses

11. Les dépenses relatives aux marchés et factures
• Contrôler l’exhaustivité et de la conformité des pièces de marché nécessaires à l’exécution comptable (Acte d’engagement, CCAP, avenant, acte de sous-traitance, reconduction, ordre de service…)
• Le cas échéant, saisir les marchés dans le module spécifique de Grand-Angle
• Contrôler les engagements et des liquidations, enregistrés dans Grand-Angle par les services gestionnaires, portant notamment sur le correct typage dans le cadre du PES et l’imputation (marginalement, saisie des liquidations)
• Contrôler la présence de l’attestation de service fait et de la conformité des pièces justificatives selon le type de paiement (avance, acompte, révision/actualisation, pénalités, attestation de paiement direct, DGD, PV de réception, …), le type de marché (travaux/FCS/PI) et le type de procédure
• Contrôler le correct rattachement des liquidations à l’inventaire comptable (dans le cas des dépenses d’investissement). Eventuellement, créer préalablement des éléments de patrimoine dans Grand-Angle.
• Marginalement, émettre des titres de recette lorsque le solde du marché ne permet pas la récupération totale de l’avance versée.
• Valider le mandatement dans le système d’information financier.

12.Traitement des avances dans le cadre d’un marché de mandat de maîtrise d’ouvrage (avec délégation financière)
Dans ce cas de figure, le contrôle des pièces comptables est effectué uniquement au SCOMP (sans intervention du service gestionnaire) qui est en relation directe avec le mandataire.

Avances durant la réalisation des opérations :
• Contrôler la demande d’avance (vérifier le bilan prévisionnel suivant le dernier OS, du montant des engagements réels, du reste à régler sur engagements réels, du total des dépenses réglées par la mandataire et du total des dépenses réintégrées)
• Contrôler le montant de la liquidation dans Grand Angle
• Saisir les mouvements d’ordre budgétaire permettant l’intégration des avances justifiées aux travaux en cours (patrimoine comptable)
Contrôle des quitus (en fin d’opération) :
• Vérifier l’ensemble des pièces justificatives de l’opération par marché
• Contrôler le montant des pénalités, des révisions, du montant des avances versées, des dépenses réintégrées, du montant de la rémunération versée, du solde des avances restant à verser et du solde de la rémunération restant à verser
• Contrôler le montant de la liquidation de dépense ou saisir la liquidation de recette dans Grand Angle
Communication / information :
• Formaliser les échanges avec le mandataire dans l’espace collaboratif « Liamm »
• Informer le service gestionnaire sur les écarts entre les montants des dépenses payées par le mandataire et les montants intégrés aux travaux en cours
• Informer le service gestionnaire quant au numéro de mandat et à sa date.

13.Les dépenses relatives aux aides, participations et subventions
Les aides individuelles (mandatements collectifs) :
• Contrôler la décision d’attribution des aides
• Contrôler l’état récapitulatif de l’attestation de conformité aux décisions d’attributions individuelles
• Contrôler le montant de la liquidation dans Grand Angle
• Traiter les fichiers « paymen » pour contrôle de cohérence avec le montant liquidé dans Grand-angle par le service gestionnaire

Les participations et subventions :
• Contrôler la décision d’attribution
• Contrôler les arrêtés ou convention et des éventuelles pièces justificatives exigées dans les actes juridiques
• Contrôler les CSF dans le cadre des dossiers cofinancés par le FEDER
• Le cas échéant, contrôler les IBAN
• Contrôler les engagements et des liquidations, enregistrés dans Grand-Angle par les services gestionnaires, portant notamment sur le correct typage dans le cadre du PES et l’imputation (marginalement, saisie des liquidations)
• Valider le mandatement dans le système d’information financier

14.Cas particuliers
Mandatement des dépenses dans le cadre des régies d’avance :
• Contrôler l’adéquation des états de dépenses et des factures présentées par le régisseur avec l’objet et les dépenses autorisées pour la régie (arrêtés de création de régie et de nomination des régisseurs)
• Contrôler les factures
• Contrôler les engagements (typage spécifique dans le cadre du PES) et les liquidations et validation du mandatement dans Grand-angle

Le traitement des avances remboursables :
• Contrôler la décisions d’attribution, des contrats et des échéanciers de remboursement
• Saisir les dossiers dans un logiciel spécifique Webdette
• Créer les éléments de patrimoine
• Mandater les dépenses dans Grand-angle
• Émettre périodiquement des titres de recette selon les échéanciers de remboursement.
• Participer à la production d’annexe aux budgets et au Compte Administratif (état des prêts)

Contrôler les comptables réglementaires relatifs aux frais de déplacement et autres dépenses de personnel.

2 .Conseil, information, formation

Sur le plan de l’exécution des dépenses, les agent.e.s comptables sont les premiers référent.e.s des services gestionnaires. Ils/elles assurent une mission de conseil de premier niveau et sont des relais d’information vis à vis de leurs interlocuteurs gestionnaires de dossiers.
Ils/elles ont aussi une mission pédagogique pour expliquer aux services gestionnaires les raisons des refus de mandatement par le SCOMP et leur fournir les premières pistes d’amélioration pour améliorer la qualité des dossiers présentés.

Les agent.e.s comptables ont également un rôle important d’accompagnement et de formation des nouveaux arrivants et/ou des agent.e.s temporaires.

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef.fe de service et Chef.fe de pôle
• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : 0
RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein de la Direction : autres agents comptables, PODSIF, SBUD

• Au sein de la collectivité : agents des directions opérationnelles et fonctionnelles suivies

• Partenaires extérieurs : Paierie régionale et, le cas échéant, mandataire

Savoir et savoir faire :

• Connaissance approfondie de l’instruction budgétaire et comptable M71 et des règles de la comptabilité publique (décret 33 de 2016 sur les pièces justificatives de la dépense et Règlement Budgétaire et Financier de la Région, notamment).
• Connaissance de l’application du Code des Marchés Publics.
• Utilisation quotidienne du progiciel de gestion financière (Grand-Angle).
• Maîtrise des outils bureautiques (notamment de type « tableur »).
• Maîtriser les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité

Aptitudes :

• Sens du travail en équipe et qualités relationnelles
• Rigueur et organisation (respect des délais)
• Adaptabilité à l’utilisation de nouveaux outils informatiques

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