Agent.e chargé.e de l’accueil et de la relation usagers

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Pôle Ressources, il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement des services, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.

Il est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU),

- une équipe logistique (LOGIST),

- une équipe des accueils des sites rennais (11 agent.e.s),

- les achats,

- le courrier,

- la reprographie,

- le parc roulant.

Sous l’autorité du.de la Chef.fe d’équipe, l’agent.e, qui représente l’image de la collectivité, est chargé.e, d’assurer l’accueil physique par roulement sur les 3 sites rennais ainsi que l’accueil téléphonique.

ACTIVITES DU POSTE :

Assurer un accueil physique et téléphonique
Sur les 3 sites rennais, par roulement et en fonction des plannings :

- Garantir un accueil physique de qualité à l’ensemble des usagers des sites : agents, élus, partenaires, invités, etc. : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services,

- Gérer les entrées, les sorties et l’attente,

- Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes et internes : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou transférer vers les services

- Gérer les flux d’appels téléphoniques entrants et le flux d’appels en attente via un outil de gestion des flux dédié

- Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région

Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :

- Réserver les véhicules (logiciel dédié)

- Valider les réservations de salles

- Réceptionner les demandes d’intervention à destination de l’équipe logistique et de l’équipe de la maintenance

- Réaliser les badges d’accès aux bâtiments, les cartes d’identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.e.s et le personnel de la Région

- Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l’accueil de Patton

Contribuer à la sécurité :

- Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux

- Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en œuvre avec l’Assistant de prévention et le responsable du site

- Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité

- Assurer les missions de sauveteur secouriste et d’équipier incendie dans l’attente des services d’intervention

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement du. de la Chef.fe d’équipe

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein du service : relations quotidiennes avec tous les agent.e.s
• Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élu.e.s
• Partenaires extérieurs : tout public

Lieu de travail : sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante)

Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui en position d’accueil physique ☐ Non

Contraintes spécifiques :

- Différentes plages horaires pour couvrir l’ouverture de l’accueil de 8 h à 18 h

- Disponibilité au regard des nécessités de service

- Missions d’accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions…)

COMPETENCES REQUISES :

Savoir et savoir-faire :

- Maîtriser les techniques d’accueil,

- Savoir recueillir, traiter et restituer de l’information

- Savoir utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel…)

- Connaitre une langue étrangère serait un plus

Savoir-être :

- Être diplomate

- Être réactif

- Être disponible et à l’écoute

- Avoir le goût du travail en équipe

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être rigoureux

- Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit

- Être discret et respecter la confidentialité des informations

- Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles