Assistant.e de direction – Gestionnaire des marchés publics

Durée : 1 an à compter du 01/05
Rémunération : 1671.44 euros net

La Direction du numérique et des systèmes d’information est composée :
— D’une Cellule de coordination et pilotage des activités : elle assure le pilotage et la comitologie, dialogue de gestion avec les directions métiers, identifie les macro-besoins, dialogue permanent avec les chefs de service.
— D’un Service Fonctionnel en charge de la gestion et du support transverse à la direction (RH, budget, marchés, fonds européens, achats, gestion administrative.), des partenariats et de la communication. Il est le centre de ressources de la Direction et intervient en conseil auprès des services sur l’ensemble de son périmètre.
— D’un service Stratégies de Transformations Numériques et Données en charge de la déclinaison et du portage des stratégies de transformation numérique de l’administration, de la gouvernance de la donnée et du développement du numérique éducative.
— D’un Service Exploitation et Transformation des Infrastructures qui garantit la continuité de service des applications, gère l’intégration et l’exploitation des produits et services ainsi que le maintien en condition opérationnelle des couches applicatives et des infrastructures et réseaux.
— D’un centre de Services Utilisateurs qui définit et déploie l’offre de service pour l’ensemble des utilisateur∙trice∙s. Il est en charge de l’assistance utilisateur∙trice ainsi que l’accompagnement aux nouveaux∙velles usages numériques. Il assure aussi l’offre de service de proximité (sites administratifs et lycées), et est en charge de l’animation de la relation avec les espaces territoriaux.

Missions principales

1/ Suivre les procédures d’achat public

Dans le cadre des activités de la DNSI, le.la collaborateur.trice est en responsabilité de l’achat public, lancement, attribution, exécution financière et administrative :
• Participer à la définition et l’évaluation du besoin
• Établir les pièces contractuelles
• Gérer la procédure de consultation : publicité, questions-réponses des candidats, réception des offres
• Participer à l’analyse des offres et aux éventuelles négociations avec les candidats
• Rédaction du rapport d’analyse des offres, préparation des documents soumis à la Commission d’Appel d’Offres dans le cadre d’une procédure formalisée
• Suivre les procédures d’attribution et de rejet
• Réaliser les actes administratifs, rédiger les avenants

Cette mission concerne des marchés sans publicité ni mise en concurrence préalables, des marchés en procédure adaptée ainsi que des marchés formalisés.

2/ Gestion administrative

• Gérer les commandes pour la mise en œuvre des activités de la direction
• Gérer administrativement les contrats de maintenance logiciel
• Titulaire de la régie de dépenses pour les achats sur internet

3/ Suivi budgétaire et financier

• Participer aux travaux de préparation budgétaire
• Saisir le budget dans l’outil de gestion financière
• Gérer le budget alloué à la direction, suivi de l’exécution, virements de crédits
• Réalisation de tableaux de bord

4/ Assistance de direction

• Planifier, gérer l’agenda de direction, réservation de ressources
• Accueil téléphonique et des visiteurs
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Gérer les fournitures

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement de (n + 1) : Chef du service fonctionnel
• L’agent encadre directement (n-1) :
RELATIONS FONCTIONNELLES
• Au sein de la Direction : ensemble des agents de la DNSI
• Au sein de la collectivité : DFE, DAJ, directions et services fonctionnels

PARTENAIRES EXTERIEURS
• Prestataires et fournisseurs, entreprises du secteur numérique dont les titulaires des marchés publics
• Paierie régionale
Lieu de travail : Rennes – Site Patton

Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Savoir et savoir-faire
• Connaissance de l’environnement administratif des collectivités territoriales
• Connaissance des mécanismes de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire (AP/CP, AE/CP, …)
• Maîtrise de l’environnement juridique de la commande publique
• Aisance avec les outils de collaboration et bureautiques
• Aisance rédactionnelle et capacité à rédiger des comptes rendus

Savoir être
• Bonnes qualités relationnelles, disponible et à l’écoute, capable de partager et coopérer dans le cadre d’un travail d’équipe
• Rigueur et respect des délais
• Autonomie dans le cadre des missions confiées