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Assistant.e administratif.ve des affaires juridiques et de la politique d’achat

  • Référence : C/AAP/Assistant.e admin. pol. d'achat/DAJCP/21
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de la commande publique, un pôle d’assistance administrative apporte son concours à l’activité de la direction, du service des assemblées, du service juridique et commande publique et du service politique d’achat.
Chaque assistant.e administrati.f.ve peut ainsi contribuer aux tâches mutualisées par ces services : travaux de secrétariat (bureautique, courrier, accueil téléphonique, gestion fournitures, planification de réunions, déplacements…), suivi budgétaire et traitement des factures, télétransmission des actes soumis à contrôle, organisation des instances de la commande publique (CAO, CCDSP, CCSPL),…
Par ailleurs, chaque assistant.e est plus particulièrement associé.e aux travaux d’un service de cette direction.
En ce qui le concerne, le Service Politique d’Achat (SPA) a en charge la définition et la mise en oeuvre opérationnelle de la politique d’achat. Cette politique d’achat a un objectif global d’intégrer l’achat public dans son écosystème, à chacune des phases de l’achat. La politique d’achat de la collectivité, a pour objectif de faire de la fonction achat un levier d’efficience économique et d’innovation, tout en intégrant les dimensions de l’achat responsable (mettre en oeuvre une responsabilité sociale et sociétale et contribuer à la transition écologique, énergétique et numérique). Le SPA a désormais pour mission de mettre en oeuvre de manière opérationnelle la politique d’achat, en lien notamment, avec les directions les plus acheteuses. Le SPA accompagne les acheteurs et les prescripteurs à l’utilisation de nouvelles techniques d’achat (sourcing, rédaction fonctionnelle des besoins, analyse de la valeur, négociations, relation fournisseurs…) et à l’intégration des objectifs du schéma des achats économiquement responsables de la Région Bretagne. Le SPA anime les réseaux internes des acheteurs, prescripteurs, référents « achat » et participe activement aux réseaux externes ainsi qu’à l’animation territoriale d’une politique d’achat transverse aux politiques publiques de la Région. Enfin, le SPA a pour mission de mesurer la performance de la politique d’achat au regard des indicateurs définis dans le schéma.
L’assistant-e est chargé-e de :
 Contribuer au bon fonctionnement des services et à la réalisation des projets de services y afférents ;
 Participer à la gestion administrative et financière des services ;
 Apporter un soutien logistique et matériel à la mise en oeuvre des projets.
Véritable relais de l’information, il/elle travaillera avec l’ensemble des acteurs afin d’être le relais opérationnel dans la gestion des dossiers et des projets. L’Assistant-e apportera aux équipes un appui sur les aspects administratifs, comptables et logistiques. Il/elle sera également appelé-e à prendre part aux activités de coordination, communication et reporting liées au travail des équipes.

Contribuer au bon fonctionnement du service permettant la réalisation des projets du service
 Assurer la planification et la logistique des réunions, ateliers liées aux projets
 Apporter un soutien logistique à la préparation de ces réunions, ateliers
 Participer aux réunion ou travaux d’ateliers / groupes de travail et rédiger des comptes rendus puis assurer leur diffusion
 Contribuer à la réalisation du rendu-compte « marchés publics » et réaliser des statistiques, dans la perspective d’une automatisation de ce rendu-compte via la mise en oeuvre de l’observatoire de l’achat public
 Contribuer à la mise en oeuvre du plan de communication externe de la politique d’achat, en lien avec les chef.fe.s de projet et chargé.e.s de mission du service
 Contribuer à la mise en oeuvre d’une veille achat
Assurer l’organisation administrative, financière et les actes de gestion nécessaires à l’activité du service
 Structurer la base des contacts du service en lien avec l’assistante de direction
 Centraliser et diffuser les informations au sein du service, avec les autres services de la direction
 Assurer le suivi et la gestion des courriers, notes, et autres documents entrants et sortants du service
Apporter un soutien logistique et matériel
 Assurer l’accueil téléphonique du service
 Participer, activement, à la préparation et au compte-rendu des différentes réunions internes (notamment réunion de service)
 Assurer le suivi et la gestion des courriers, notes et autres documents entrants et sortants du service
 Contribuer à la mise en page des courriers de réponses et documents liés à l’activité et en assurer le suivi
 Contribuer à la mise à jour de l’intranet (Kelenn) et à la diffusion d’information
 Accompagner les équipes et les nouveaux arrivants dans l’utilisation des outils numériques (logiciels bureautiques notamment)
 Organiser le classement et l’archivage de dossiers, notamment sur le serveur
 Assurer l’organisation, le classement et l’archivage des dossiers
 Préparer les déplacements (réservation des trains, véhicules, OM, fiches de frais….)
 Assurer le suivi budgétaire et l’exécution comptable (gestion des factures, suivi du budget, …)
Assister administrativement en mutualisation : la direction des affaires juridiques et de la commande publique
 Gérer les bases de données des plates-formes de gestion ou de consultation dédiées aux élu.e.s et/ou aux directions (outils Simplicité, Jalios)
 Assurer des travaux de secrétariat : bureautique, courrier, accueil téléphonique, gestion fournitures, planification de réunions, déplacements…
 Partager le suivi budgétaire et le traitement des factures
 Effectuer la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité
 Alimenter et mettre à jour la communication relative à l’activité de la direction sur les portails internes à destination des services et des élus (calendriers, ordre du jour, décisions, procédures…)
 Proposer et participer à l’élaboration de procédures internes
 Participer à l’élaboration de supports à destination des autres services (supports de formation, modes opératoires, modèles…)

 Maîtriser, parfaitement, les outils bureautiques : word, excel, et power point
 Posséder un sens développé de l’organisation et de la méthode
 Maitriser les logiciels métiers de gestion financière et autres outils de gestion : Grand Angle (logiciel financier) et autres outils propres à la Région Bretagne
 Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
 Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales et notamment les marchés publics
 Connaître la méthodologie de projet
 S’intéresser à l’achat public
Savoir-être :
 Être capable de travailler en autonomie tout en activant les leviers du travail en équipe
 Être doté de grandes capacités organisationnelles et d’une forte capacité d’adaptation
 Avoir de bonnes qualités relationnelles
 Être réactif
 Savoir prendre des initiatives
 Être discret et rigoureux

Rannañ :

Hon holl geleier