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Assistant.e administratif.ive et financier.ère de projets

  • Référence : T21/Assistant.e admin et financier/STEF
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Grade : Rédacteur
  • Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
  • Filière : Filière administrative

La Région Bretagne recrute pour sa Direction de l’emploi et de la formation tout au long de la vie un.e assistant.e administratif.ve et financier.ère de projets pour 6 mois.

En lien étroit avec sa responsabilité en matière de développement économique, la Région mobilise une offre de formation et d’insertion professionnelle spécifiques, et coordonne les acteurs intervenant dans le champ de l’orientation, de la formation et du conseil en évolution professionnelle, pour répondre aux besoins de compétences de son territoire.

Le Pacte régional d’investissement dans les compétences 2019-2022 cible les publics vulnérables et favorise leur accès privilégié à la formation professionnelle.

La Direction de l’emploi et de la formation tout au long de la vie (DEFTLV) est la direction pivot qui met en œuvre les politiques de la Région en matière de formation professionnelle. Pour assurer ses compétences, la DEFTLV comprend environ 80 agents répartis de la façon suivante :

• un directeur de l’emploi et de la formation tout au long de la vie,
• un adjoint au directeur,
• le Service accompagnement des personnes (SACOP),
• le Service parcours d’accès à la qualification (SPAQ),
• le Service territorial emploi formation (STEF),
• le Service fonctionnel de la formation (SEFF),
• une direction déléguée à l’apprentissage et aux formations sanitaires et sociales.

La mise en œuvre territoriale de cette politique est confiée au STEF. Composé de 6 agents, il constitue l’interface permanente entre le niveau régional et les niveaux territoriaux (espaces territorialisés, partenaires de l’emploi, etc…) sur les champs de l’insertion, de la formation professionnelle et de l’emploi.

En tant que service « métier », il est en relation fonctionnelle permanente avec les 6 unités territoriales emploi-formation-orientation (UTEFO) réparties sur l’ensemble du territoire régional (au sein des 7 directions d’espaces territorialisés
- DET). Les unités sont composées d’un.e responsable d’unité, de chargés.e.s. de développement territoriaux.ales emploi-formation, d’animateurs.trices emploi-formation-orientation.

La vocation / raison d’être du STEF est
• de permettre la mise en place sur chaque territoire, de parcours d’orientation /formation / insertion, intégrés et continus, par une mise en cohérence et adaptation des différents dispositifs existants, pour répondre aux besoins des personnes en recherche d’emploi et des entreprises ;
• de participer à la mise en place de stratégies et de politiques emploi / formation adaptées et innovantes, pour et par les territoires et au service de leur développement.

Le STEF contribue notamment à la politique de formation continue de la Région Bretagne en assurant, par l’instruction de dossiers de subventions, le cofinancement d’actions innovantes pour les personnes en recherche d’emploi (actions de formation ne relevant pas de l’offre ‘marchés de formation’, actions d’animation et autres initiatives territoriales permettant notamment de lever les freins périphériques à l’emploi et à la formation).

L’assistant.e administratif.ive et financier.ière des projets assure la coordination des opérations permettant cette instruction jusqu’à son terme (de l’amont de la décision jusqu’à la mise en œuvre de la convention). Il.elle coordonne les opérations liées à l’exploitation des données et à l’adaptation des outils utilisés et est le référent.e « système d’information » de la direction au sein du service. Il-elle participe à la gestion et l’instruction de certains dossiers. Il-elle veille à la circulation des informations en interne et en externe. Il-elle vérifie le respect des règles et procédures de la collectivité.

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE :

Coordination administrative et financière des projets et dispositifs territoriaux :

Projets et dispositifs concernés :
• Actions territoriales PREPA Avenir et QUALIF Emploi (financement en mode subvention d’actions de forma-tion pour répondre à des besoins spécifiques de territoires, d’entreprises, de publics très éloignés de l’emploi)
• Actions relatives aux initiatives territoriales (appels à projets notamment)
• Conventionnements avec les Missions locales et autres structures (fonctionnement, accompagnement à la qualification)
• Conventionnements avec les Départements et les Métropoles dans le cadre du Fond d’aide aux jeunes

Missions principales :

Sous l’autorité du chef de service et en lien les agents du Stef et des unités territoriales emploi-formation-orientation (UTEFO), le.la coordinateur.trice a pour missions principales :

• La consolidation des informations sur les projets en vue de leur co-financement ; à ce titre il.elle doit :
 Mettre en oeuvre les process facilitant la connaissance de l’émergence des projets
 Planifier et organiser les revues de projets en lien avec l’assistant.e du Stef
 Préparer les demandes de subvention –rédaction des rapports synthétiques et ajustement des délibéra-tions – en vue du vote des membres de à la Commission Permanente

• La coordination des opérations administratives et financières ; à ce titre il.elle doit, en lien avec la gestionnaire administrative et comptable :
 Préparer les conventionnements financiers avec les porteurs de projets, les missions locales, etc
 Assurer le suivi budgétaire et notamment celui des crédits de paiement de fonctionnement
 Assurer les suivis et échanges avec les structures concernées (OF, porteurs de projets, Missions locales, GREF,…) et rédiger des réponses aux usagers et partenaires
 Coordonner et assurer les suivis et échanges avec les services impactés par les opérations subventionnées (Aide financière des stagiaires, …)
 Coordonner l’activité en matière administrative et financière et accompagner le.la gestionnaire adminis-trative et comptable et le cas échéant l’assistant.e
 Veiller au respect des règles et procédures de la collectivité
 Sécuriser les actes administratifs

• La dématérialisation des dossiers, la digitalisation des process et le conseil pour l’utilisation des outils et la participation à leur adaptation ; à ce titre il.elle doit :
 Coordonner en lien avec l’équipe la dématérialisation des dossiers de subventions et la digitalisation des process afférents
 Participer aux opérations de paramétrages des outils (besoins, circuits…)
 Adapter les process, initier et/ou coordonner les procédures de travail en veillant à la transversalité
 Accompagner les organismes utilisateurs des progiciels (Parcours, Portail des Aides essentiellement)

En lien avec ces missions, en qualité de Référent.e Système d’information (SI) et dans le cadre de la fiche d’activité « Rôles et missions du Réseau des référents SI » déterminée par la direction, il.elle assure ou contribue à assurer les missions suivantes :
• Informer le collectif des référents SI des actions menées au sein du service (en lien avec les missions listées ci-dessus) et diffuser la connaissance sur le SI dans le service et auprès des collègues des unités,
• Participer à la production et à la mise à jour des procédures d’utilisation des outils à destination des usagers internes et externes,
• Participer à la formation des usagers internes et externes à l’utilisation des différentes fonctions des outils et participer à l’assistance de premier niveau auprès des usagers,
• Coordonner la gestion de la qualité de la donnée dans le service.
A ce titre, il.elle travaille en étroite collaboration avec le.la chef.fe de projet SI et lui fait remonter les anoma-lies et les propositions d’évolution émises en interne ou par les usagers.
Cette fonction implique des réunions régulières avec le réseau SI de la Direction.
• La participation à la gestion et l’instruction de certains dossiers et le suivi de la bonne exécution des tâches de gestion administrative et comptable

• La création et la mise à jour des tableaux de bord d’activité du service et outils de gestion

• Une participation aux actions d’animation territoriale ; à ce titre il.elle doit :
 Participer à la préparation des rencontres avec les collègues des unités emploi-formation-orientation
 Participer à la transmission d’informations / explications aux équipes des unités et informer le service des informations reçues des territoires
 Participer à l’organisation d’événements majeurs pour des partenaires extérieurs

• La participation ponctuelle à la conception et mise à jour de supports de communication (site internet,…)

Contraintes spécifiques : Déplacements occasionnels dans les sites territorialisés de la Région
Délais liés à la tenue des Commissions permanentes et au vote du budget

Niveau bac à bac +2 en assistance administrative et de projet

Connaissances requises :


- Maîtriser les outils bureautiques, les outils de gestion de dossiers, de gestion financière et outils digitaux

- Maîtriser les règles administratives et budgétaires des collectivités locales et spécifiques à la Région Bretagne

- Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales, connaître les circuits décisionnels

- Connaître le secteur de l’emploi et de la formation professionnelle

-
Compétences et qualités requises :


- Fortes compétences organisationnelles pour pouvoir agir en autonomie

- Savoir suivre une enveloppe budgétaire

- Etre rigoureux

- Savoir imposer et respecter les délais

- Savoir rédiger

- Faire preuve d’anticipation

- Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d’un travail d’équipe

- Maîtriser les techniques d’animation d’équipe

- Etre force de proposition

- Savoir rendre compte

- Savoir s’adapter

- Etre loyal


- Expérience significative et réussie, en adéquation avec les missions du poste

CDD à pourvoir à la rentrée pour un an.
Rémunération nette mensuelle hors prélèvement à la source sur un grade de rédacteur 1er échelon : 1 531,96€.

Hon holl geleier