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Assistant.e administratif.ive

  • Référence : T/21/Assistant adm/DEFTLV/SPAQ
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Pour assurer ses compétences, la direction de l’emploi et de la formation tout au long de la vie (DEFTLV) s’appuie sur plus de 80 agents répartis entre, une direction déléguée en charge de l’apprentissage et des formations sanitaires et sociales, un service apprentissage et service des formations sanitaires et sociales (SFOSS), un service de l’animation territoriale (SMFP), un service de l’accompagnement des personnes (SACOP), un service des parcours d’accès à la qualification (SPAQ) et un service fonctionnel de la formation (SEFF) pour l’ensemble de la direction.

Le SPAQ contribue à la politique de formation continue de la Région Bretagne avec la mise en œuvre et le suivi d’actions de formation collectives pour les demandeurs d’emploi. Ces actions sont constituées autour deux gammes de formation PREPA et QUALIF Emploi. Au sein du SPAQ, les Responsables de Dispositifs de Formation (RDF) contribuent de par leur expertise à la mise en œuvre opérationnelle de ces dispositifs de formation. Le pôle gestion (POGEST) est chargé de la gestion financière des actions de formation après l’attribution des marchés ou des subventions.

Les missions de l’assistant garantissent une qualité administrative et favorise la transversalité au sein du service et en lien avec les autres services de la direction. L’assistant administratif contribue également à améliorer la qualité de la relation à l’usager, particulièrement avec les stagiaires en formation.

Les missions de secrétariat :

> Téléphone- courrier- courriel :

- Assurer l’accueil téléphonique (accueil et renseignements téléphoniques de 1er niveau : orientation, informations, etc. ; prise de message),

- gestion des courriers départ/arrivée du service : enregistrement, diffusion, suivi, préparation des réponses, édition, chrono, en application du logiciel courrier,

- relevé quotidien de la boîte mail générique (spaq@region-bretagne.fr) ; gestion des courriels (diffusion, suivi, préparation des réponses).

> Bureautique et assistance :

- Mise en forme et édition de courriers, notes, diaporamas, compte-rendus de réunion, pour la cheffe de service et également pour les cadres du service,

- Gestion de la boite mail et de l’agenda de la Cheffe de service (planification, préparation de réunion, coordination avec l’ensemble des services de la direction).

> Organisation logistique :

- Coordination du planning du service (réunions, congés…) ;

- Appui technique à l’organisation des réunions en visio conférence

- Organisation matérielle des réunions du service (planification, réservations de salles, convocation…) ;

- Organisation des déplacements des agents du service (Outil Ulysse, préparation des ordres de mission, réservation des voitures, …) ;

- Gestion du stock de fournitures du service ;

- Coordination de l’archivage des dossiers marchés (archives temporaires du service et des versements aux archives centrales)

Les missions de relation à l’usager :

L’offre de formation est conséquente avec environ 500 marchés ou conventions de formation et un flux d’environ 10 000 stagiaires par an. Les usagers, stagiaires ou organisme de formation, sollicitent le service (téléphone, courrier, mail, …) lorsqu’il rencontre une difficulté ou pour alerter sur un problème particulier.
L’assistant est le point d’entrée du service pour :

- Qualifier la demande (nature, objet, situation du stagiaire),

- Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande,

- Faire le lien avec d’autres services ou partenaires concernés,

- Formaliser une réponse à l’usager lorsqu’elle est simple ou standard, prendre attache auprès des cadres ou du chef de service pour la gestion des cas plus complexes.

L’assistant intervient en coopération étroite avec les assistantes des autres service de la direction et sous la coordination de l’assistante de direction. Le travail est concerté et mutualisé dans la mesure du possible.

CDD de 4 à 6 mois dans le cadre d’un congé maternité.
Rémunération nette mensuelle sur un grade d’adjoint administratif 1er échelon (Régime indemnitaire compris) soit 1503,97 € avant prélèvement à la source et hors supplément familial de traitement.

COMPÉTENCES REQUISES :


- Connaissance du fonctionnement de la Région Bretagne et plus particulièrement de la DEFTLV

- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation) et des outils numériques de communication à distance

- Accueil téléphonique professionnel (écoute, empathie, rigueur)

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Connaissance du secteur de la formation professionnelle

- Aptitude au travail en équipe sur des missions polyvalentes

- Rigueur, sens de l’organisation, esprit d’initiative

Rannañ :

Hon holl geleier