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Assistant·e administratif·tive

  • Référence : T/21/Assistant administratif/SEFTRA
  • Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Le Service Fonctionnel des Transports (SEFTRA) a pour mission d’assurer la sécurité juridique et administrative des actes, et l’efficience des moyens, notamment financiers, qui lui sont alloués. Le service intervient ainsi de manière prégnante dans les domaines de la commande publique, de l’accompagnement budgétaire et financier, de la domanialité, des processus institutionnels et de l’accompagnement en matière de secrétariat et de logistique administrative.
Le SEFTRA agit dans ce cadre en position de prestataire de services pour les directions de la DGA-MTM : Direction des transports et des mobilités (DITMO), Direction des Ports (DP), Direction déléguée aux aéroports et à la performance logistique (DDAPL), Direction des voies navigables (DVN), Direction du Tourisme et du Patrimoine (DTP), Direction de la Mer (DIMER). Le service assure également l’efficience des tâches administratives et financières du Syndicat Mixte pour la pêche de Lorient-Keroman (SMLK).

S’agissant du secrétariat, les assistants·tes de la DITMO et de la DP sont regroupés·es dans un pôle secrétariat mutualisé (POSTRA) au sein du SEFTRA. Les agents sont opérationnels sur l’ensemble des postes.

Le titulaire du poste est l’un des référents privilégiés de la DITMO. Il assure la continuité du secrétariat pour la DITMO (siège et antennes) et le syndicat mixte des hydrocarbures vers les îles et les dessertes maritimes. Il assure également les intérims de l’autre assistant-e référent-e de la DITMO et des assistantes référentes de la DP dont l’assistant-e chargé-e de coordonner l’activité du secrétariat mutualisé. Dans ce cadre, les missions sont les suivantes :

Assurer le secrétariat et les travaux bureautiques
◦ Effectuer divers travaux de secrétariat : saisie informatique, frappe, envoi et classement de courriers, télécopies, e-mails, notes, présentation de documents, mailings, enregistrement du courrier dans le logiciel dédié…
◦ Assurer le suivi des agendas :

- gérer les réservations de salles et l’organisation de visioconférences, audioconférences,

- réaliser via Ulysse, les ordres de mission, réservations de véhicule, train, hôtel, les états de frais,

- veiller à l’articulation des agendas du Directeur, de la Directrice déléguée, des Directeurs-trices de projets et des chef-fes de service avec celui du Vice-président, en lien avec le secrétariat des élus (vérifier que les invitations concernant les élus y sont bien inscrites…),

- monter des réunions et élaborer des dossiers préparatoires aux réunions, en particulier les Comités de lignes et autres réunions publiques, participer à l’élaboration des verbatims des comités de lignes, participer à la mise à jour du site bretagne.bzh sur la compétence transports,

- mettre en œuvre les comités de lignes au travers de l’aspect logistique (contacter les collectivités, rechercher un lieu d’accueil, rechercher un traiteur…),
◦ Accompagner le Directeur, la Directrice déléguée, les Directeurs-trices de projets et les chef-fes de service /directrice déléguée dans la programmation des agendas (anticipation des besoins en déplacements).

Garantir l’accueil et le suivi du courrier du service
◦ Gérer la boîte mail mutualisée « secrétariat.transports » et la boîte générique « transports » et assurer un re-routage vers les interlocuteurs concernés (siège ou antennes),
◦ Assurer l’accueil téléphonique, donner des renseignements et orienter les interlocuteurs, prendre les messages, apporter une réponse de premier niveau (fiche guide),
◦ Traiter/orienter le courrier « arrivée » et « départ » de la DITMO,
◦ Centraliser et vérifier les parapheurs DITMO (suivi, relance…) en lien avec le secrétariat de chaque antenne,
◦ Assurer un suivi qualité des courriers dans le logiciel Ariane et dans le futur outil mis en place (être force de proposition) pour une bonne fluidité des nombreux courriers et mails reçus.

Participer à la gestion administrative du service
◦ Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes de la DITMO,
◦ Favoriser la bonne circulation des informations dans la direction, les services et au sein du pôle secrétariat,
◦ Classer et archiver les dossiers,
◦ Participer à la mise à jour des procédures administratives de la DITMO,
◦ Mettre à jour les mailings (travail en lien avec les autres directions telles que la DIRAM ou la DIRCI),
◦ Gérer la documentation,
◦ Aider à la formation des nouveaux arrivants,
◦ Etre le référent de la DSI pour les questions logistiques,
◦ Suivre le budget fournitures.

De manière ponctuelle et sous réserve des nécessités du service, le titulaire du poste peut être appelé à participer à des événements auxquels il a contribué.

RELATIONS HIERARCHIQUES


- L’agent dépend directement de (n + 1) : le/la chef-fe du POSTRA


- L’agent encadre directement (n-1) : sans objet.

RELATIONS FONCTIONNELLES


- Au sein de la Direction : Directeur des transports terrestres et des mobilités, chefs de services et agents DITMO.


- Au sein de la collectivité : le Vice-président, services supports.


- Partenaires extérieurs : Collectivités territoriales et autres institutions, Services de l’Etat, …

Lieu de travail : Rennes
- Site de Patton

Horaires et temps de travail : temps complet

Contraintes spécifiques : complexité du poste résultant des contacts téléphoniques fréquents, de la polyvalence des tâches demandées, des délais courts pour la réalisation de certaines tâches et de la gestion du secrétariat pour plusieurs services / Directions.

CDD de 6 mois à pourvoir à compter du 1er septembre 2021
Salaire net mensuel de 1472.92 € hors prélèvement à la source et supplément familial de traitement


- connaissance du fonctionnement et de l’organisation du Conseil régional et des services,

- connaissance et compréhension de l’activité de la DITMO et de la DP,

- expérience en secrétariat de direction,

- maîtrise des logiciels de bureautique, d’Internet et de suivi, (Amzer, Ulysse, Libre office…)

- sens de l’organisation et de la gestion du temps,

- capacité de mise en forme de documents et aptitude à la rédaction,

- discrétion, disponibilité, grande rigueur professionnelle, aptitude à travailler en équipe,

- souci de réactivité et esprit d’initiative, capacité à accompagner les managers et les agents,

- sens du relationnel et qualité d’écoute,

- dynamisme, bonne mémoire.

Hon holl geleier