Agent.e chargé.e de l’accueil et de la relation usagers

MISSION ET RAISON D’ETRE DU POSTE :

Le service des moyens généraux est structuré comme suit :

- un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- une équipe déplacement des élu.e.s (DEPELU) ,

- un équipe logistique (LOGIST),

- une équipe accueil,

- une équipe achats,

- une équipe courrier,

- une équipe reprographie,

- une équipe parc roulant,

Au sein d’une équipe de 11, l’agent.e, qui représente l’image de la collectivité, est principalement chargé.e d’assurer l’accueil physique sur les 3 sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante) ainsi que l’accueil téléphonique.

ACTIVITES DU POSTE :

Accueillir, analyser la demande, informer et orienter:

- Assurer l’accueil physique sur nos différents sites rennais ou l’accueil téléphonique en fonction des plannings et des besoins de la collectivité

- Garantir un accueil physique de qualité aux agents, visiteurs, élus, invités, partenaires, etc. : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services compétents,

- Gérer les entrées, les sorties et l’attente des visiteurs,

- Garantir un accueil téléphonique de qualité aux usagers externes et internes : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les interlocuteurs compétents,

- Gérer les flux d’appels téléphoniques entrants et le flux d’appels en attente via l’outil de gestion dédié,

- Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région.

Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :

- Réserver les salles de réunions et les véhicules (logiciel dédié),

- Réceptionner les demandes d’intervention à destination de l’équipe logistique et de l’équipe de la maintenance,

- Réaliser les badges d’accès aux bâtiments, les cartes d’identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élus et le personnel de la Région,

- Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l’accueil de Patton,

- Traiter les mails.

Contribuer à la sécurité :

- Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux,

- Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en œuvre avec l’Assistant de prévention et le responsable du site,

- Transmettre les consignes le soir aux agents chargés de la sécurité,

- Assurer les missions de sauveteur secouriste et d’équipier incendie dans l’attente des services d’intervention.

RELATIONS HIERARCHIQUES

• L’agent dépend directement du. de la Chef.fe d’équipe
•
RELATIONS FONCTIONNELLES

• Au sein du service : relations quotidiennes avec tous les agents du service

• Au sein de la collectivité : relations régulières avec les élus et l’ensemble des agents de la collectivité

• Partenaires extérieurs : agents de sécurité, de nettoyage, tout public
Lieu de travail : sites rennais

Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail ☒ Oui sur la partie standard téléphonique ☐ Non

Contraintes spécifiques :

- Différentes plages horaires mises en place pour couvrir l’ouverture de l’accueil de 8 h à 18 h (planning prévisionnel)

- Disponibilité au regard des nécessités de service

- Mission d’accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions…)

Dotation particulière : dotation vestimentaire spécifique
Equipement de protection individuelle : ☐ OUI ☒ NON

COMPETENCES REQUISES :

Savoir et savoir-faire :

- Savoir accueillir du public (écoute, analyse de la demande…)

- Savoir recueillir, traiter et restituer de l’information

- Savoir utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques (Kiamo)

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel…)

- Connaître les compétences de la Région

- Connaitre une langue étrangère est un plus

Savoir-être :

- Être diplomate

- Être réactif

- Être disponible et à l’écoute

- Avoir le goût du travail en équipe

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être rigoureux

- Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit

- Être discret et respecter la confidentialité des informations

- Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles