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Agent·e chargé·e de l’accueil et de la relation Usagers

  • Référence : C/491/Agent·e accueil Rennes/SPS/22
  • Type de contrat : Mutation, Détachement, Nomination stagiaire
  • Grade : Adjoint Adm Principal 1ère Cl, Adjoint Adm Principal 2ème Cl, Adjoint Administratif
  • Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Terr.
  • Filière : Filière administrative

Le service des moyens généraux est rattaché à la DGA Ressources.
Il est structuré comme suit :


- un pôle restauration, manifestations et voyages, placé sous l’autorité de l’Adjoint.e au. à la Chef.fe de service,

- une cellule déplacement des élu.e.s ,

- un cellule logistique,

- une équipe accueil,

- une équipe achats,

- une équipe courrier,

- une équipe reprographie,

- une équipe parc roulant,

Sous l’autorité du.de la Chef.fe de service, l’agent.e, qui représente l’image de la collectivité, est chargé.e, au sein d’une équipe de 11 agent.e.s , d’assurer l’accueil physique des sites rennais et l’accueil téléphonique pour l’ensemble des sites de la Région.

Accueillir, analyser la demande, informer et orienter:


- Assurer l’accueil physique sur nos différents sites rennais ou l’accueil téléphonique en fonction des plannings et des besoins de la collectivité

- Garantir un accueil physique de qualité des usagers (élus, grand public, partenaires…) et agents sur nos sites rennais : accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers nos services

- Gérer les entrées, les sorties et l’attente des usagers / visiteurs

- Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes (grand public) et internes (élu.e.s et agent.e.s): accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers nos services

- Gérer les flux d’appels téléphoniques entrants et le flux d’appels en attente via un outil de gestion des flux dédié

- Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région
Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :


- Réserver les salles de réunions et les véhicules (logiciel dédié)

- Réceptionner les demandes d’intervention à destination de l’équipe logistique et de l’équipe de la maintenance

- Réaliser les badges d’accès aux bâtiments, les cartes d’identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.e.s et le personnel de la Région

- Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l’accueil de Patton

Contribuer à la sécurité :


- Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux

- Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en œuvre avec l’Assistant de prévention et le responsable du site

- Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité

- Assurer les missions de sauveteur secouriste et d’équipier incendie dans l’attente des services d’intervention

Contraintes spécifiques :

- Différentes plages horaires pour couvrir l’ouverture de l’accueil de 8 h à 18 h

- Disponibilité au regard des nécessités de service

- Missions d’accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions…)

Savoir et savoir-faire :


- Aptitude à accueillir du public (écoute, analyse de la demande…)

- Aptitude à recueillir, traiter et restituer de l’information

- Aptitude à utiliser un outil de gestion des flux téléphoniques

- Capacité d’adaptation et de polyvalence dans le poste pour effectuer un accueil physique ou téléphonique en fonction des besoins

- Maîtrise des techniques d’accueil,

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)

- Connaissance souhaitée une langue étrangère

Savoir-être :


- Être diplomate

- Être réactif

- Être disponible et à l’écoute

- Avoir le goût du travail en équipe

- Avoir de bonnes qualités relationnelles

- Être rigoureux

- Accueillir le public avec amabilité et courtoisie

- Être concis et synthétique à l’oral et à l’écrit

- Être discret et respecter la confidentialité des informations

- Savoir gérer les situations de stress et les éventuelles situations conflictuelles

Rannañ :

Hon holl geleier